Perguntas frequentes

Uma plataforma de gestão eletrônica de documentos feita para prefeituras. Ela cuida das duas pontas: a digitalização do acervo em papel (das caixas até o arquivo conferido) e o acervo digital (busca, organização, permissões, validação e autenticação). Veja Bem-vindo.

São três: o painel da prefeitura (acervo, busca, validação e autenticação), o da operação (equipe de digitalização: caixas, lotes, qualidade, indexação) e o da empresa (administração da plataforma). Cada pessoa vê só o painel do seu papel. Veja Painéis e papéis.

Quem cria o seu usuário é o administrador da sua prefeitura (ou a empresa, no caso da equipe de digitalização), que informa o e-mail de acesso e o painel certo para você entrar. O passo a passo está em Primeiro acesso.

O menu mostra só o que o seu papel permite. Um leitor não vê Integrações; um gestor de setor não vê os documentos de outros setores. Se precisar de mais acesso, peça ao administrador da prefeitura. Veja Painéis e papéis.

Vale, quando segue o Decreto nº 10.278/2020: digitalizado no padrão técnico (Anexo I), com os metadados obrigatórios (Anexo II), guardado em PDF/A com hash e autenticado pela prefeitura com certificado ICP-Brasil. O GedFlow conduz cada documento por todas essas etapas. Veja Autenticar documentos.

Não por conta própria. O descarte do original segue a tabela de temporalidade e as regras do CONARQ e da legislação de arquivos, com rito formal. Documentos de guarda permanente, pelo valor histórico, continuam guardados mesmo depois de digitalizados. Por isso as caixas voltam para a prefeitura organizadas e etiquetadas. Veja Entrega e devolução.

Porque quem autentica declara que o digital é fiel ao original. Na validação, um servidor confere uma amostra sorteada da entrega e devolve o que tiver problema. Só depois disso a autenticação é liberada. Veja Validar uma entrega.

O documento autenticado não muda, nunca. A correção vira uma nova versão, que passa de novo por controle de qualidade, entrega, validação e autenticação. A versão anterior continua guardada e verificável, marcada como versão anterior. Veja Documentos.

Pelo código de verificação ou pelo QR do comprovante de autenticação, na página pública de verificação. Lá dá até para enviar o arquivo e comparar o hash. A página não mostra o conteúdo nem dados pessoais. Veja Verificar um documento.

As assinaturas feitas enquanto ele era válido continuam válidas. O carimbo do tempo serve justamente para provar quando a assinatura foi feita. Para novas autenticações, cadastre o certificado renovado. Veja Certificados digitais.

Os usuários do setor que produziu o documento e, se ele for público, os setores que têm acesso à classe dele. Restritos ficam só no setor produtor; sigilosos, só com a liberação individual de sigilosos. O administrador da prefeitura vê tudo. Veja Organização.

São campos com dado pessoal (CPF, nome de paciente, nome de servidor) marcados como sensíveis. Só quem tem a liberação de dados sensíveis vê o valor. Isso atende à LGPD: cada pessoa vê apenas o necessário para o seu trabalho. Veja Campos customizáveis.

Fica. Abertura da ficha, visualização, busca, download, alteração, validação, assinatura e exclusão vão para a trilha de auditoria, que não pode ser apagada. Veja Auditoria.

Quem pode ver o documento baixa uma cópia com marca d'água (nome de quem baixou, data e prefeitura). O arquivo original, sem marca, só o setor que produziu o documento, com a permissão para isso. Os links de download valem por pouco tempo. Veja Documentos.

A exclusão no sistema é lógica: o documento sai das listas, mas fica registrado na auditoria. O mestre de preservação e as versões dos arquivos nunca são apagados nem sobrescritos em operação normal.

Digite na busca qualquer palavra do título, da ficha ou do texto das páginas (o OCR lê o que está escrito). Use aspas para a expressão exata, como "alvará de funcionamento", e os filtros para refinar. Veja Buscar documentos.

As causas mais comuns: ele é de um setor ao qual você não tem acesso, é sigiloso ou restrito, ou acabou de ser enviado e o texto das páginas ainda está sendo processado. Confira com o administrador da prefeitura. Veja Buscar documentos.

Pode. Cadastre o documento, preencha a ficha e envie o arquivo pelo painel da prefeitura. Veja Cadastrar e enviar documentos.

O administrador da prefeitura cria o campo uma vez e escolhe onde ele vale: na prefeitura toda, em um setor ou em um tipo documental. Veja Campos customizáveis.

É a medida clássica do tamanho de um acervo em papel: quanto espaço de prateleira as caixas ocupam, enfileiradas. O painel calcula pelo número de caixas vezes a largura da caixa-arquivo. Veja Painel do gestor.

O painel do gestor mostra o andamento do acervo, e cada documento mostra a situação dele (em captura, em controle de qualidade, entregue, validado, autenticado). Para entender o caminho inteiro, veja A jornada de uma caixa.

Não. É uma etapa opcional, ligada por prefeitura: a operação descreve o conteúdo das caixas e propõe o que digitalizar, e a prefeitura decide. Ajuda a não digitalizar o que pode ser eliminado. Veja Triagem.

Ou ele foi reprovado no controle de qualidade (folha faltando, imagem fora do padrão), ou a prefeitura o devolveu na validação com um motivo. Só ele volta; o restante da entrega segue. Veja Controle de qualidade.

Uma planta A0 é digitalizada a 600 dpi, como pede o decreto, e vira uma imagem enorme. O processamento cuida dela com calma e gera o zoom em blocos para você navegar pelos detalhes sem esperar o arquivo inteiro carregar. Veja Lotes e captura.

Voltam para a prefeitura em uma remessa de devolução, em caixas novas etiquetadas com QR, com listagem e termo de devolução. Veja Entrega e devolução.

Dá, pela API. O administrador da prefeitura cria uma integração, escolhe o que o sistema pode fazer e quais documentos ele enxerga, e entrega o token ao fornecedor do sistema. Veja Integrações com outros sistemas e, para o fornecedor, Começar a usar a API.

Não. Ela enxerga só o recorte escolhido (setores e classes do plano), não vê sigilosos sem autorização expressa e recebe os campos sensíveis como "•••", a menos que tenha permissão para eles. Veja Escopos e recorte.

Na página da integração, Gerar novo token invalida o anterior na hora, e Revogar encerra o acesso de vez. Veja Integrações com outros sistemas.

Os guias estão na seção Desenvolvedores, e a referência interativa, com todos os parâmetros, em /docs/api.