Decidir a triagem
Antes da digitalização, diga à equipe quais conjuntos de documentos das caixas valem a pena digitalizar e quais voltam como estão.
Para: Administrador da prefeitura, Validador de entregas
Nem tudo o que está numa caixa de arquivo precisa virar documento digital. Às vezes, entre os processos de licitação de 2015, aparece um maço de convites de festa junina, cópias repetidas de memorandos ou rascunhos sem valor. A triagem existe para isso: a equipe de digitalização abre as caixas, descreve o que encontrou e propõe o que fazer; a prefeitura dá a palavra final.
A triagem é opcional. Ela só aparece no seu painel quando a empresa ativou a opção Triagem prévia no cadastro da prefeitura. Se o menu Triagem não aparece para você, ou a triagem não está ativa no seu contrato, ou o seu papel não permite decidir.
Como a triagem funciona#
- A equipe retira as caixas na prefeitura e registra cada uma no sistema.
- Logo depois de receber a caixa, a equipe a envia para a triagem e descreve os conjuntos de documentos que encontrou (por exemplo, "Alvarás de funcionamento, 2018 a 2020"), com período, estimativa de folhas e uma proposta: Digitalizar ou Não digitalizar.
- Você confere cada conjunto e decide.
- Quando todos os conjuntos de uma caixa estão decididos, a caixa segue sozinha:
- se pelo menos um conjunto foi marcado para digitalizar, a caixa vai para a preparação;
- se nada for digitalizado, a caixa é concluída e fica pronta para voltar à prefeitura como está.
Onde decidir#
Abra Acervo > Triagem no menu lateral. O número ao lado do menu mostra quantos conjuntos aguardam a sua decisão.
A lista já abre filtrada pelos conjuntos Aguardando a prefeitura. Para cada conjunto, você vê:
| Coluna | O que mostra |
|---|---|
| Caixa | O código da caixa (ex.: CX-000123) e a identificação dada pela prefeitura, se houver |
| Setor | O setor de origem da caixa |
| Conjunto | A descrição feita pela equipe |
| Período | As datas que os documentos cobrem |
| Folhas | A estimativa de folhas do conjunto |
| Proposta da equipe | Digitalizar ou Não digitalizar, com a justificativa da equipe logo abaixo |
| Decisão | Aguardando a prefeitura, Digitalizar ou Não digitalizar |
| Decidido por | Quem decidiu (coluna que pode ser escondida pelo botão de colunas) |
Use o filtro Decisão para ver os conjuntos já decididos, e a busca para achar um conjunto pela descrição.
Decidir um conjunto#
- Na linha do conjunto, clique em Digitalizar ou em Não digitalizar.
- Se quiser, escreva uma Observação (opcional), por exemplo "Digitalizar só os processos com despacho final" ou "Descartar conforme a tabela de temporalidade".
- Confirme. Aparece a mensagem Decisão registrada.
Decidir vários de uma vez#
Quando a proposta da equipe está boa para uma leva inteira:
- Marque as caixas de seleção dos conjuntos na lista.
- Clique em Digitalizar selecionados ou em Não digitalizar selecionados.
- Confirme. O sistema informa quantas decisões foram registradas.
Na decisão em grupo não há campo de observação, e os conjuntos que já tinham decisão são ignorados.
Depois de decidir#
Uma decisão registrada não pode ser trocada pela tela: se você clicar em Não digitalizar por engano, fale com a equipe de digitalização para tratar o caso. Isso protege o planejamento da operação, que começa a preparar a caixa assim que tudo está decidido.
Os conjuntos marcados como Não digitalizar continuam na caixa física e voltam para a prefeitura na devolução, do jeito que saíram. O que fazer com esse papel (guardar, transferir ou eliminar conforme a tabela de temporalidade) é decisão da prefeitura.
Quem pode decidir#
Decidir a triagem é permissão do Administrador da prefeitura e do Validador de entregas. Para dar esse papel a alguém, veja Painéis e papéis. Para entender o lado da equipe de digitalização, veja Triagem e preparação.