Triagem e preparação

Uma caixa recém-chegada é um mistério com tampa. A preparação abre esse mistério: separa os documentos, tira grampos, conta folhas e pranchas e dá a cada documento um código que vai acompanhá-lo até o acervo digital. É o código que liga o papel ao arquivo do scanner, então capriche.

Algumas prefeituras pedem um passo antes: a triagem, em que a prefeitura decide o que vale a pena digitalizar.

Triagem (quando a prefeitura usa)#

A triagem é opcional e ligada por prefeitura, na configuração feita pela empresa. Se o botão Enviar para triagem não aparece na caixa, a prefeitura não usa triagem e você pode ir direto para a preparação.

Enviar a caixa para a triagem#

1. Abra a caixa (menu Custódia > Caixas > Visualizar).
2. Clique em Enviar para triagem e confirme.

A caixa passa para Em triagem. Só caixas na situação Recebida vão para a triagem, ou seja, logo depois da retirada.

Descrever os conjuntos#

Na aba Triagem da caixa, descreva cada conjunto de documentos:

1. Clique em Descrever conjunto.
2. Preencha:
   • Conjunto de documentos: por exemplo "Processos de alvará de 1998, numeração 100 a 250".
   • Período e Folhas (estimativa).
   • Proposta: Digitalizar ou Não digitalizar.
   • Justificativa da proposta: por exemplo "cópias duplicadas, folhas em branco, material sem valor de prova".
3. Clique em Criar (ou Salvar e criar outro para o próximo conjunto).

Cada conjunto aparece com a Decisão da prefeitura: Aguardando a prefeitura, Digitalizar ou Não digitalizar. A prefeitura decide no painel dela, em Triagem (veja Triagem do acervo).

Quando nada mais aguarda decisão:

• se pelo menos um conjunto foi aprovado, a caixa vai sozinha para Em preparação;
• se a prefeitura decidiu não digitalizar nada, a caixa fica Concluída.

Preparar os documentos#

Na página da caixa, a lista Documentos preparados recebe cada documento. Para cada um:

1. Clique em Preparar documento.
2. Preencha:
   • Setor: vem com o setor de origem da caixa. Troque se o documento for de outro setor.
   • Tipo documental: só aparecem os tipos das classes a que o setor tem acesso.
   • Título: por exemplo "Processo nº 123/1998, Alvará de construção".
   • Sigilo: vem com o padrão do tipo documental (Público, Restrito ou Sigiloso). Confira.
   • Conjunto da triagem: aparece só se a caixa passou por triagem. Escolha o conjunto aprovado de onde o documento saiu.
   • Folhas: folhas comuns (A4, ofício). Frente e verso contam como uma folha.
   • Pranchas: plantas e mapas (A3 a A0), cada uma com etiqueta própria.
   • Observações da preparação: grampos removidos, folhas coladas, páginas em branco...
3. Clique em Criar, ou Salvar e criar outro para seguir no ritmo.

Aparece "Documento 000123 preparado", com o lembrete de anotar o código na folha de rosto. O documento nasce Cadastrado e a caixa, se estava Recebida, passa para Em preparação.

Por que contar folhas e pranchas com cuidado#

A contagem é a régua do controle de qualidade. Lá, o sistema compara o que você contou com o que o scanner entregou:

• Pranchas: o número de páginas dos arquivos de prancha precisa ser igual ao que você contou.
• Folhas: as páginas do corpo e dos anexos precisam ficar entre o número de folhas e o dobro (uma folha pode ter frente e verso).

Exemplo: um processo de obra com 40 folhas e 3 plantas. Você registra Folhas 40 e Pranchas 3. O revisor espera de 40 a 80 páginas no corpo e exatamente 3 pranchas.

Corrigir a contagem#

Contou errado? Na linha do documento, clique em Ajustar contagem, corrija Folhas, Pranchas e Observações e confirme. O ajuste é possível enquanto o documento está Cadastrado e o lote dele ainda não foi para a captura.

Folhas de rosto e etiquetas de prancha#

Com os documentos preparados, abra o botão Impressos da caixa:

• Gerar folhas de rosto: uma página por documento, com o código em destaque, um QR, título, tipo, setor, caixa, lote, folhas, pranchas, sigilo e o lembrete do nome dos arquivos (000123-01.pdf para o corpo, 000123-P01.tif para a prancha 1).
• Gerar etiquetas de prancha: uma etiqueta pequena para cada prancha contada (000123-P01, 000123-P02...), com "Prancha 1 de 3".

Coloque a folha de rosto em cima de cada documento e cole a etiqueta em cada prancha, num canto que não esconda informação. A folha de rosto não é digitalizada: ela serve para o operador saber como nomear os arquivos.

Encerrar a preparação da caixa#

Quando todos os documentos da caixa estiverem preparados:

1. Na página da caixa, clique em Encerrar preparação e confirme.
2. A caixa vai para Em captura e será Concluída sozinha quando todos os documentos forem aprovados no controle de qualidade.

Caixa sem nenhum documento preparado não encerra: o sistema avisa.

Próximos passos#

Agora os documentos preparados entram num lote de trabalho e seguem para o scanner: veja Lotes e captura.