Prefeitura

Acompanhar pelo painel do gestor Os números do acervo e da digitalização numa tela só, com filtros por período, unidade e setor, previsão de término e exportação em planilha. Buscar documentos Encontre qualquer documento do acervo em segundos, pelo texto das páginas, pela ficha, pelo número ou pela localização da caixa. Consultar, visualizar e baixar documentos A lista do acervo, a página do documento, o visualizador com zoom para pranchas, cópias com marca d'água, versões, sigilo e exclusão. Cadastrar documentos e enviar arquivos Cadastre um documento, preencha a ficha com os metadados do Anexo II, envie os arquivos e acompanhe o processamento até o PDF/A. Organizar unidades, setores e usuários Monte a estrutura da prefeitura (secretarias e setores), cadastre os usuários, escolha os papéis e conceda as liberações individuais. Plano de classificação e tipos documentais Consulte e atualize o plano de classificação com a tabela de temporalidade, publique novas versões, cadastre tipos documentais e confira a ficha antes de usar. Campos customizáveis da ficha Crie os campos da ficha de metadados (da prefeitura, do setor ou do tipo documental) e defina quais são obrigatórios, pesquisáveis e sensíveis. Decidir a triagem Antes da digitalização, diga à equipe quais conjuntos de documentos das caixas valem a pena digitalizar e quais voltam como estão. Validar uma entrega Confira a amostra de cada lote digitalizado, devolva o que precisa de correção e valide o restante para a autenticação. Autenticar documentos Assine os documentos validados com o certificado ICP-Brasil da prefeitura, receba o comprovante com os códigos de verificação e entenda por que um documento autenticado não muda mais. Cadastrar o certificado digital Envie o certificado A1 ICP-Brasil da prefeitura para autenticar os documentos, entenda como ele fica protegido e acompanhe a validade. Conectar outros sistemas Crie integrações para que o sistema tributário, o protocolo ou o portal da transparência consultem o acervo, escolhendo exatamente o que cada um pode ver e fazer. Consultar a trilha de auditoria Descubra quem abriu, baixou, alterou, validou ou autenticou cada documento, e quando, com filtros por usuário, ação e período. Aplicativos conectados Veja em quais aparelhos você entrou pelos aplicativos do GedFlow e desconecte os que não usa mais, como um celular perdido ou trocado.