Lotes e captura

O lote é a unidade de trabalho da produção: um punhado de documentos preparados que seguem juntos para o scanner, para o controle de qualidade e, no fim, para a prefeitura. Pense num carrinho de supermercado: você enche, leva para o caixa e, depois que passou, não dá para trocar o que está dentro.

Criar um lote#

1. No menu Produção, clique em Lotes.
2. Clique em Novo lote.
3. Em Estação de captura, escolha a estação que vai digitalizar o lote (opcional, mas ajuda a organizar a produção).
4. Escreva Observações, se quiser.
5. Clique em Criar.

O lote recebe o código L-0001, L-0002..., nasce Em montagem e você cai direto na página dele.

Incluir os documentos#

1. Na página do lote, na lista Documentos do lote, clique em Incluir documentos.
2. Em Documentos preparados, ainda sem lote, procure pelo código ou pelo título e marque quantos quiser.
3. Confirme. Aparece "Documentos incluídos no lote."

Só entram documentos Cadastrados (preparados) e sem lote. Um documento nunca está em dois lotes ao mesmo tempo. Incluiu o errado? Use Retirar do lote na linha dele, enquanto o lote estiver em montagem.

Os documentos podem vir de caixas diferentes. A coluna Caixa mostra a origem de cada um.

Enviar o lote para a captura#

Com o lote montado:

1. Clique em Enviar para a captura.
2. Confirme. Aparece "Lote enviado para a captura."

O lote passa para Em captura e os documentos, para Em captura. A partir daqui o lote não muda mais: não entra nem sai documento, e a contagem de folhas e pranchas fica congelada.

Capturar no padrão do Anexo I#

A digitalização acontece fora do GedFlow, no software do scanner da estação, que fica na rede local, sem acesso à internet pública. O que o GedFlow exige é que a captura siga o perfil de captura do Anexo I do Decreto nº 10.278/2020, porque é isso que dá validade legal ao documento digital.

Perfil de captura	Resolução mínima	Cor	Mestre
Textos impressos, sem ilustração, em preto e branco	300 dpi	Monocromático (preto e branco)	PDF/A
Textos impressos, com ilustração, em preto e branco	300 dpi	Escala de cinza	PDF/A
Textos impressos, com ilustração e cores	300 dpi	Colorido (RGB)	PDF/A
Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em preto e branco	300 dpi	Escala de cinza	PDF/A
Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em cores	300 dpi	Colorido (RGB)	PDF/A
Fotografias e cartazes	300 dpi	Colorido (RGB)	PNG (encapsulado em PDF/A-3)
Plantas	600 dpi	Monocromático (preto e branco)	PNG (encapsulado em PDF/A-3)
Mapas	600 dpi	Colorido (RGB)	PNG (encapsulado em PDF/A-3)

Regras de ouro na estação:

• Nunca use compressão com perda (JPEG de qualidade reduzida, por exemplo). O mestre de preservação precisa ser sem perda.
• Capturar acima do exigido é aceito: escala de cinza onde se pede preto e branco, ou mais dpi, não é problema.
• Abaixo do exigido vira pendência: resolução menor ou cor mais pobre que a do perfil bloqueia a entrega até a redigitalização.
• Nomeie cada arquivo pelo código da folha de rosto, como 000123-01.pdf (corpo) ou 000123-P01.tif (prancha 1). A regra completa está em Envio em lote.

Os perfis são mantidos pela empresa no /admin (veja Catálogos).

Plantas A0 e outras pranchas grandes#

O acervo de obras costuma ter plantas A0 a 600 dpi, arquivos enormes. Sem pânico: o envio vai direto do navegador para o armazenamento, em partes, e o processamento foi feito para aguentar pranchas desse tamanho. Só lembre que as pranchas usam o perfil Plantas ou Mapas, diferente do corpo do processo.

Acompanhar o lote#

Na página do lote você vê:

• Situação: Em montagem, Em captura ou Aprovado no controle de qualidade.
• Aprovados no controle de qualidade: por exemplo "12 de 20".
• A lista Documentos do lote, com folhas, pranchas, arquivos recebidos e a situação de cada documento.

Com o lote em captura, o botão Envio em lote leva direto à tela de envio dos arquivos.

Quando o último documento é aprovado, o lote vira Aprovado no controle de qualidade sozinho.

Liberar a limpeza das cópias locais#

As estações guardam cópias de trabalho dos arquivos até o fim do lote, porque uma rejeição pode exigir o arquivo de novo. Quando o lote está Aprovado no controle de qualidade, o supervisor:

1. Clica em Liberar limpeza das cópias locais.
2. Confirma. Aparece "Limpeza liberada."

O lote passa a mostrar Limpeza das cópias locais com a data e Liberada por, e a coluna Limpeza liberada fica marcada na lista. A partir daí, a equipe pode apagar as cópias daquele lote nas estações, como pede o termo de sigilo. A liberação fica registrada na auditoria.

Próximos passos#

Arquivos digitalizados e nomeados? Hora de enviar: veja Envio em lote.