Controle de qualidade

O controle de qualidade é o último olhar humano antes de o documento seguir para a prefeitura. A pergunta é simples: o digital é fiel ao papel? Estão todas as páginas, legíveis, na ordem, no padrão do decreto? Se sim, aprova. Se não, devolve para o scanner com o motivo.

O GedFlow faz a parte chata (contar páginas, medir resolução, conferir PDF/A) e deixa para você a parte que só gente faz: olhar.

Encontrar o que conferir#

No menu Produção, clique em Qualidade e indexação. A lista tem abas:

Aba	O que mostra
Controle de qualidade	Documentos Em controle de qualidade, esperando você
Para redigitalizar	Documentos Rejeitados, esperando arquivo novo
Indexação pendente	Documentos em conferência ou aprovados ainda sem indexação
Aguardando arquivos	Documentos Cadastrados ou Em captura, sem arquivo ainda
Todos	Tudo o que ainda está na operação

Use os filtros Situação, Lote e Caixa, ou busque pelo código e pelo título. Clique em Visualizar para abrir o documento.

Ler a página do documento#

A página reúne tudo o que você precisa:

• Documento: código, situação, sigilo, título, tipo, setor, classe, caixa, lote, quem preparou e as Observações da preparação (leia: "folhas coladas" ou "página 7 em branco" explicam muita coisa).
• Controle de qualidade: a contagem, os Formatos medidos (por exemplo "38 × A4, 2 × A0"), se os Arquivos processados estão prontos e o histórico de Revisões.
• Arquivos: cada arquivo com a situação, a versão, as páginas, o perfil de captura e o selo no padrão de captura ou fora do padrão de captura. Os links Visualizar (abre o PDF) e Zoom da página (para pranchas grandes) ficam aqui.

A contagem esperada#

O sistema compara o que a preparação contou com o que o scanner entregou:

• Pranchas: páginas dos arquivos de prancha (nome com P). Precisam ser iguais ao número contado.
• Folhas: páginas do corpo e dos anexos. Precisam ficar entre o número de folhas e o dobro, porque cada folha pode ter frente e verso.

Preparação contou	Scanner entregou	Resultado
40 folhas, 3 pranchas	72 páginas de corpo, 3 pranchas	Confere
40 folhas, 3 pranchas	40 páginas de corpo, 3 pranchas	Confere (tudo só frente)
40 folhas, 3 pranchas	38 páginas de corpo, 3 pranchas	Divergente: faltam páginas?
40 folhas, 3 pranchas	75 páginas de corpo, 2 pranchas	Divergente: falta uma prancha

A contagem aparece como "40 esperadas · 72 páginas recebidas" e ganha "divergente" quando não bate.

Aprovar#

1. Abra o documento e confira as imagens em Visualizar (e Zoom da página nas pranchas).
2. Clique em Aprovar.
3. A janela Aprovar no controle de qualidade mostra o resumo da contagem. Se ela diverge, escreva a justificativa em Observação (por exemplo "folha 12 em branco, não digitalizada, conforme preparação").
4. Confirme. Aparece "Documento aprovado."

O documento vira Aprovado. Quando o último documento do lote é aprovado, o lote passa para Aprovado no controle de qualidade; quando o último da caixa é aprovado, a caixa fica Concluída.

O GedFlow não deixa aprovar quando:

• ainda há arquivo sem processamento concluído ("Aguarde o worker antes de aprovar", em alguns minutos resolve);
• algum arquivo está fora do padrão de captura (resolução ou cor abaixo do perfil, compressão com perda);
• o mestre não passou na validação de PDF/A;
• o processamento de algum arquivo falhou;
• a contagem diverge e a Observação está vazia.

Nos quatro primeiros casos, o caminho é rejeitar para redigitalizar.

Rejeitar com motivo#

1. Clique em Rejeitar.
2. Em Motivo, escolha:
   • Páginas faltando
   • Qualidade da imagem (foco, corte, contraste)
   • Ordem das páginas
   • Fora do padrão de captura (Anexo I)
   • Arquivo de outro documento
   • Outro (nesse caso, a descrição é obrigatória)
3. Em O que corrigir, seja específico: "páginas 12 e 13 cortadas na margem direita" ajuda muito mais que "imagem ruim".
4. Confirme. Aparece "Documento rejeitado para redigitalização."

O documento vira Rejeitado e aparece na aba Para redigitalizar. O operador digitaliza de novo e reenvia com o mesmo nome pelo Envio em lote. O arquivo novo vira uma nova versão, com o motivo da rejeição registrado, e o documento volta sozinho para Em controle de qualidade. A versão anterior continua preservada: no GedFlow, nada é sobrescrito.

Reabrir para conferência#

Às vezes o problema não estava no arquivo, e sim na ficha ou na contagem. Para esses casos existe Reabrir para conferência:

1. Abra o documento Rejeitado.
2. Clique em Reabrir para conferência e confirme.

O documento volta para Em controle de qualidade sem arquivo novo. Se houver arquivo novo, não precisa reabrir: o reenvio já faz isso.

Documento devolvido pela prefeitura#

Na validação, a prefeitura pode devolver documentos com o motivo. Eles voltam para a operação como Rejeitados, e a página mostra o aviso em vermelho Devolvido pela prefeitura na validação, com a data e o que precisa ser corrigido. Corrija o arquivo (reenvio) ou a ficha (reabra, ajuste na indexação e aprove de novo).

Próximos passos#

Documento aprovado ainda precisa da ficha completa antes de ir para a prefeitura: veja Indexação.