Bem-vindo ao GedFlow

O GedFlow é a plataforma onde o acervo da prefeitura deixa de ser uma pilha de caixas no arquivo e vira um acervo digital organizado, pesquisável e com validade legal. Aquele processo de obra de 1998, a planta A0 enrolada no fundo da estante, o alvará que alguém jura que "estava aqui ontem": tudo isso passa a ser encontrado em segundos, com o histórico de quem abriu, quando e por quê.

Este manual mostra, tela por tela, como usar cada painel. Comece por aqui para entender a ideia geral e depois vá direto à parte que interessa ao seu papel.

O que o GedFlow faz#

A mesma empresa cuida de duas frentes que conversam entre si:

• A digitalização do acervo físico. A equipe retira as caixas na prefeitura, prepara os documentos (tira grampos, conta folhas, separa pranchas), digitaliza, confere a qualidade, descreve cada documento e devolve tudo remontado, em caixas novas etiquetadas.
• O acervo digital. Os documentos ficam guardados na plataforma, classificados pelo plano de classificação da prefeitura, com ficha de metadados, busca pelo texto de cada página, controle de quem vê o quê e trilha de auditoria completa.

A prefeitura também pode cadastrar e enviar documentos por conta própria, como os que já nascem digitais ou os digitalizados internamente.

Para quem é#

Quem	O que faz no GedFlow
Servidores da prefeitura	Consultam, buscam e organizam o acervo; validam e autenticam as entregas da digitalização.
Equipe de digitalização	Controla caixas, remessas, lotes, captura, controle de qualidade e indexação.
Administração da empresa	Cadastra as prefeituras, a equipe, os catálogos e cuida da plataforma.

Cada um desses grupos tem o seu próprio painel. Veja Os três painéis e os papéis.

"Substituir legalmente o papel": o que isso quer dizer#

O objetivo da plataforma é que o documento digital possa ser usado no lugar do original em papel, com o mesmo valor. Quem define as regras para isso é o Decreto nº 10.278/2020, junto com as diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). Na prática, o GedFlow cuida de quatro coisas:

1. Captura no padrão técnico do decreto (Anexo I). Cada página é conferida contra o perfil de captura: resolução mínima, modo de cor e compressão sem perda. Uma planta fora do padrão não é entregue enquanto não for digitalizada de novo.
2. Metadados obrigatórios (Anexo II). Título, assunto, autor, data e local de produção, classe, prazo de guarda, destinação, data, local e responsável pela digitalização, entre outros. Sem eles, o documento não é entregue.
3. Integridade. Cada arquivo recebe uma "impressão digital" (hash SHA-256) no envio, conferida de novo no servidor. O arquivo vira um mestre de preservação em PDF/A, sem recompressão com perda, e nada no armazenamento é sobrescrito ou apagado.
4. Autenticação pela prefeitura. Um servidor designado assina os documentos validados com certificado digital ICP-Brasil. A partir daí o documento é imutável e qualquer pessoa pode conferir a autenticidade pelo código ou pelo QR, sem ver o conteúdo. Veja Verificar um documento.

O que a prefeitura faz com o papel depois que ele volta (guardar ou eliminar, seguindo a tabela de temporalidade e as normas do CONARQ) é decisão e responsabilidade dela. O GedFlow garante que o digital esteja pronto para isso.

O GedFlow em um minuto#

Imagine uma caixa de processos de obras saindo do arquivo da prefeitura:

1. Retirada: a equipe registra a remessa, as caixas e o estado de conservação. A prefeitura assina o termo de retirada.
2. Triagem (opcional): a prefeitura decide o que vale a pena digitalizar.
3. Preparação: cada documento ganha um cadastro mínimo e uma folha de rosto com QR.
4. Captura e envio: os scanners digitalizam e os arquivos sobem para a plataforma, ligados ao documento certo pelo código.
5. Controle de qualidade e indexação: alguém confere páginas, padrão de captura e preenche a ficha de metadados, com o texto reconhecido (OCR) ao lado.
6. Entrega: a empresa entrega o lote com um manifesto assinado digitalmente.
7. Validação: um servidor da prefeitura confere uma amostra e aprova (ou devolve o que estiver errado).
8. Autenticação: o servidor designado assina os documentos com o certificado ICP-Brasil.
9. Devolução: os originais voltam para a prefeitura em caixas novas, etiquetadas.

Quer ver essa história com mais detalhes? Veja A jornada de uma caixa.

Por onde continuar#

• Os três painéis e os papéis: quem usa o quê e quem pode fazer o quê.
• Primeiro acesso: como entrar, o endereço do seu painel e o menu do usuário.
• Buscar documentos: o jeito mais rápido de tirar proveito do acervo.
• Glossário: os termos de arquivo e de tecnologia que aparecem nas telas.