Entregar e devolver

O fim da jornada tem duas pontas. A entrega manda o acervo digital para a prefeitura validar e autenticar. A devolução leva o acervo físico de volta, arrumado em caixas novas e etiquetadas. Uma não espera a outra: assim que um documento é aprovado no controle de qualidade, ele já pode ser acondicionado para voltar.

Entregar o lote à prefeitura#

A entrega é feita pelo supervisor, a partir do lote.

1. No menu Produção > Lotes, abra o lote.
2. Clique em Entregar à prefeitura (o botão aparece quando o lote tem documentos Aprovados).
3. Confirme.

O GedFlow separa os documentos do lote em dois grupos:

• Entram: aprovados, com a indexação concluída e sem pendência do Anexo II (metadados completos, arquivos processados, no padrão de captura e com PDF/A válido).
• Ficam de fora: os demais, listados na mensagem com o código e o motivo, por exemplo "000125: indexação não concluída".

A mensagem confirma algo como "Entrega ENT-0003 criada com 18 documento(s)". Os documentos entregues passam para Entregue e saem do alcance da equipe da operação.

Acompanhar as entregas#

Na página do lote, a lista Entregas mostra cada entrega com a Situação:

Situação	O que significa
Gerando e assinando	O manifesto está sendo montado e assinado
Aguardando validação	A prefeitura já pode conferir
Validado	A prefeitura validou a entrega
Falhou	A geração falhou (o motivo aparece embaixo)

O botão Manifesto abre o PDF assinado. Se a geração falhou (carimbo do tempo fora do ar, certificado vencido e já trocado), o supervisor clica em Gerar de novo.

Os documentos que ficaram de fora continuam no lote. Resolva as pendências e clique em Entregar à prefeitura de novo: sai uma nova entrega só com eles.

Depois da entrega#

Do lado da prefeitura, o validador confere uma amostra e valida (veja Validar entregas). Depois, o assinante autentica com o certificado ICP-Brasil da prefeitura (veja Autenticar documentos). Documentos devolvidos na validação voltam para a operação como Rejeitados, com o motivo, e reaparecem no controle de qualidade.

Devolver o acervo físico#

A devolução tem três passos: montar caixas novas, acondicionar os documentos e mandar tudo numa remessa de devolução.

1. Criar a caixa de devolução#

1. No menu Custódia > Caixas, clique em Nova caixa de devolução.
2. Preencha a Identificação (etiqueta, setor de origem, período, local na empresa, conteúdo).
3. Clique em Criar.

A caixa nasce do tipo Devolução, com a situação Em montagem (devolução) e um código novo (CX-000123).

2. Acondicionar os documentos#

1. Na página da caixa nova, na lista Documentos acondicionados, clique em Acondicionar documentos.
2. Em Documentos aprovados no controle de qualidade, busque pelo código ou título e marque os documentos que vão nesta caixa.
3. Confirme. Aparece "Documentos acondicionados."

Só entram documentos que já passaram no controle de qualidade e ainda estão com a empresa. A lista mostra a Caixa de origem de cada um. Errou? Retirar da caixa na linha do documento.

Com a caixa cheia, abra Impressos > Gerar etiquetas de caixa e cole a etiqueta nova. Ela sai marcada como "Caixa de devolução", com o QR da caixa.

3. Montar e concluir a remessa de devolução#

1. No menu Custódia > Remessas, clique em Nova remessa.
2. Em Tipo, escolha Devolução. Preencha a Data, o Local (origem ou destino), o Responsável da empresa e o Servidor da prefeitura que vai receber.
3. Clique em Criar. A remessa ganha o código DV-0001.
4. Na lista Caixas, clique em Incluir caixa de devolução, escolha a Caixa nova e confirme. Repita para cada caixa. (Só aparecem caixas em montagem, com documentos e fora de outra remessa.)
5. Abra Impressos > Gerar termo e listagem de devolução: o termo com a listagem por caixa nova (código, documento, folhas, pranchas) e os campos de assinatura.
6. Na entrega física, confira com o servidor e clique em Concluir remessa.
7. Escaneie o termo assinado e use Anexar termo assinado, como na retirada.

Ao concluir:

• as caixas novas passam para Devolvida;
• os documentos nelas passam a constar como Devolvido à prefeitura;
• a caixa original cujos documentos voltaram todos (e que já estava Concluída) também vira Devolvida.

O que a prefeitura faz com o papel depois da devolução (guardar ou eliminar, conforme a tabela de temporalidade) é decisão dela.

Próximos passos#

Veja os impressos de cada etapa em Impressos e a visão completa em A jornada de uma caixa.