Os três painéis e os papéis
Quem usa cada painel do GedFlow e o que cada papel da prefeitura e da operação pode fazer.
Para: Todos os usuários
O GedFlow tem três portas de entrada, uma para cada tipo de usuário: a prefeitura, a equipe de digitalização e a administração da empresa. Cada usuário entra só no painel dele, e dentro do painel o papel define quais menus e botões aparecem.
Se um botão citado neste manual não aparece para você, provavelmente é uma questão de papel. Esta página ajuda a descobrir quem pode o quê.
Os três painéis#
| Painel | Endereço | Quem usa | Para quê |
|---|---|---|---|
| Prefeitura | /app/{prefeitura} |
Servidores da prefeitura | Acervo, busca, organização, campos da ficha, usuários, validação e autenticação das entregas, integrações |
| Operação | /sys |
Equipe de digitalização | Remessas, caixas, triagem, preparação, lotes, envio de arquivos, controle de qualidade, indexação, produtividade e medição |
| Empresa | /admin |
Administração da empresa | Prefeituras, colaboradores e designações, catálogos (planos-modelo, campos-modelo, perfis de captura), estações, certificados, plataforma e diagnóstico |
Cada usuário da prefeitura pertence a uma prefeitura, e o endereço do painel leva o identificador dela (ex.: /app/demo). Os dados de uma prefeitura nunca aparecem para outra.
Papéis da prefeitura#
Um usuário pode ter mais de um papel. O administrador da prefeitura escolhe os papéis na tela Usuários (veja Organização: unidades, setores e usuários).
| Papel | Em uma frase |
|---|---|
| Administrador da prefeitura | Gerencia unidades, setores, usuários e configurações da prefeitura. |
| Gestor de setor | Organiza os documentos dos setores a que pertence. |
| Leitor | Consulta documentos dos setores a que pertence. |
| Validador de entregas | Confere as entregas da digitalização e aprova ou devolve. |
| Assinante (autenticação) | Autentica documentos com certificado ICP-Brasil. |
O que cada papel pode fazer#
| Ação | Administrador | Gestor de setor | Leitor | Validador | Assinante |
|---|---|---|---|---|---|
| Consultar e buscar documentos | Todos os setores | Seus setores | Seus setores | Entregues | Entregues |
| Ver documentos sigilosos | Sim | Só com liberação | Só com liberação | Só com liberação | Só com liberação |
| Ver campos sensíveis (CPF, nomes) | Sim | Sim | Só com liberação | Só com liberação | Só com liberação |
| Cadastrar documentos e enviar arquivos | Sim | Seus setores | Não | Não | Não |
| Baixar o original sem marca d'água | Sim | Seus setores | Não | Não | Não |
| Baixar cópia com marca d'água | Sim | Sim | Sim | Sim | Sim |
| Excluir e restaurar documentos | Sim | Não | Não | Não | Não |
| Ver o painel do gestor | Prefeitura inteira | Seus setores | Não | Não | Não |
| Unidades, setores e usuários | Sim | Não | Não | Não | Não |
| Plano de classificação, tipos documentais e campos | Sim | Não | Não | Não | Não |
| Decidir a triagem | Sim | Não | Não | Sim | Não |
| Validar as entregas | Sim | Não | Não | Sim | Não |
| Autenticar documentos | Sim | Não | Não | Não | Sim |
| Certificados digitais da prefeitura | Sim | Não | Não | Não | Não |
| Integrações (API) | Sim | Não | Não | Não | Não |
| Trilha de auditoria | Sim | Não | Não | Não | Não |
"Seus setores" quer dizer os setores marcados no cadastro do usuário. Além deles, quem consulta documentos também enxerga os documentos públicos de outros setores quando a classe do plano foi compartilhada com o seu setor. A regra completa está em Documentos: consultar, visualizar e baixar.
Liberações individuais#
Duas permissões não vêm de papel nenhum (a não ser do administrador): o administrador as concede pessoa a pessoa.
- Ver documentos sigilosos do próprio setor. Por padrão, só o administrador vê sigilosos. Nem o gestor de setor recebe isso automaticamente: é uma decisão consciente de quem responde pelo acervo.
- Ver dados sensíveis (CPF, nomes) dos documentos. O gestor de setor já tem pelo papel; para os demais, é liberação individual.
Papéis da operação#
A equipe de digitalização entra no painel /sys. O papel vem da designação: o vínculo do colaborador com uma prefeitura, com período de vigência, cadastrado pela empresa no /admin. O mesmo colaborador pode ter papéis diferentes em prefeituras diferentes.
| Papel | O que faz |
|---|---|
| Preparador | Remessas, caixas e triagem; preparação dos documentos e folhas de rosto. |
| Operador de captura | Lotes em captura e envio de arquivos. |
| Revisor (controle de qualidade) | Confere as páginas, a contagem e o padrão de captura; aprova ou rejeita. |
| Indexador | Preenche a ficha de metadados, incluindo os campos sensíveis, necessários para indexar. |
| Supervisor | Tudo o que os outros fazem, mais supervisão, devolução, limpeza e relatórios de produtividade e medição. |
A equipe só alcança documentos da operação e só até a aprovação no controle de qualidade. Depois disso, o documento é assunto da prefeitura. O administrador da prefeitura, por sua vez, não recebe nenhum papel da operação.
Antes de trabalhar numa prefeitura, cada colaborador aceita o Termo de sigilo na primeira entrada. Veja Escolher a prefeitura.
Usuários da empresa#
Quem é da administração da empresa entra no /admin e tem acesso total: cuida das prefeituras, da equipe, dos catálogos e da plataforma. Também pode entrar no /sys de qualquer prefeitura ativa. Todo acesso fica registrado na trilha de auditoria.
