Organizar unidades, setores e usuários

Antes de o acervo crescer, vale arrumar a casa: quais secretarias existem, quais setores cada uma tem, quem trabalha em cada setor e o que cada pessoa pode fazer. É essa estrutura que decide, documento a documento, quem vê o quê.

Tudo isso fica no grupo Organização do menu, visível só para o administrador da prefeitura.

Como a estrutura se encaixa#

Prefeitura (contrato)
└── Órgão (Prefeitura, Câmara, autarquia...)
    └── Unidade (secretaria)
        └── Setor
            └── Usuários

• Órgão é cadastrado pela empresa, no contrato. Uma prefeitura pode ter vários (a Prefeitura e o SAAE, por exemplo), cada um com o seu plano de classificação.
• Unidade é a secretaria (ex.: Secretaria de Obras).
• Setor é quem produz e guarda os documentos (ex.: Setor de Aprovação de Projetos). Todo documento pertence a um setor.
• Usuários são ligados a um ou mais setores e enxergam os documentos deles.

Unidades#

Para criar uma unidade:

1. Vá em Organização > Unidades e clique em Criar unidade.
2. Escolha o Órgão.
3. Preencha Nome e, se houver, Sigla (ex.: "SEOBRAS").
4. Deixe Ativa ligado e clique em Criar.

A lista mostra quantos setores cada unidade tem. Ao editar uma unidade, a aba Setores, logo abaixo do formulário, permite criar e editar os setores dela ali mesmo.

Setores#

1. Vá em Organização > Setores e clique em Criar setor.
2. Escolha a Unidade.
3. Preencha Nome e Sigla.
4. Em Classes do plano com acesso, escolha as classes do plano de classificação com que o setor trabalha.
5. Clique em Criar.

Para que servem as "classes com acesso"#

Elas fazem duas coisas:

1. Definem quais tipos documentais o setor pode usar ao cadastrar documentos. Se o setor de Licitações não tem acesso à classe de licitações, ele não consegue cadastrar um "Edital de licitação".
2. Abrem a consulta entre setores. Os documentos públicos de uma classe ficam visíveis para todos os setores que têm acesso a ela. Exemplo: o setor de Contabilidade pode consultar os contratos públicos produzidos pelo setor de Compras, se tiver acesso à classe de contratos.

O acesso a uma classe vale também para todas as subclasses dela. Documentos restritos e sigilosos não são compartilhados por classe: continuam só com o setor que os produziu.

Usuários#

Cadastrar um usuário#

1. Vá em Organização > Usuários e clique em Criar usuário.
2. Preencha Nome, E-mail e Senha (a senha inicial; combine com a pessoa uma forma segura de entregá-la).
3. Deixe Ativo ligado.
4. Em Papéis, marque um ou mais:
   • Administrador da prefeitura
   • Gestor de setor
   • Leitor
   • Validador de entregas
   • Assinante (autenticação)
5. Em Setores, escolha os setores em que a pessoa trabalha. Ela vê os documentos desses setores e os públicos das classes concedidas a eles.
6. Se for o caso, marque as Liberações individuais (veja abaixo).
7. Clique em Criar.

O que cada papel pode fazer está em Os três painéis e os papéis.

Liberações individuais#

Duas permissões são dadas pessoa a pessoa, além dos papéis:

Liberação	O que libera	Quem já tem
Ver documentos sigilosos do próprio setor	Documentos com sigilo Sigiloso dos setores do usuário.	Só o administrador
Ver dados sensíveis (CPF, nomes) dos documentos	Os campos marcados como sensíveis, que os demais veem como "•••".	Administrador e gestor de setor

Os sigilosos ficam fora do papel de propósito: quem decide quem lê o prontuário de um servidor ou um processo disciplinar é o responsável pelo acervo, caso a caso.

Trocar a senha, desativar, ver o que a pessoa fez#

• Nova senha: abra o usuário, digite a nova senha em Senha e salve. Em branco, a senha atual continua valendo.
• Desativar: desligue Ativo e salve. A pessoa não consegue mais entrar, mas tudo o que ela fez continua registrado. Faça isso no mesmo dia em que alguém deixa o setor.
• Ver trilha: na lista de usuários, o botão Ver trilha abre a trilha de auditoria filtrada por aquela pessoa. Veja Trilha de auditoria.

Uma ordem que funciona#

Se você está começando agora, siga esta ordem:

1. Confira o plano de classificação e os tipos documentais (Plano de classificação e tipos documentais).
2. Crie as unidades.
3. Crie os setores e conceda as classes.
4. Cadastre os usuários, com papéis e setores.
5. Ajuste os campos da ficha (Campos customizáveis).