Impressos da operação

Papel também faz parte do trabalho de quem digitaliza papel. O GedFlow gera em PDF tudo o que precisa ser impresso na operação: os termos que a prefeitura assina, as etiquetas das caixas, as folhas de rosto de cada documento e as etiquetas das pranchas.

Cada impresso fica guardado com a sua impressão digital (SHA-256), como registro da cadeia de custódia. Gerou de novo? O anterior continua lá.

Os cinco impressos#

Impresso	Onde gerar	Para que serve
Termo e listagem de retirada	Remessa de retirada	Termo de entrega do acervo à empresa, com a listagem de identificação e estado de conservação de cada caixa e os campos de assinatura
Termo e listagem de devolução	Remessa de devolução	Termo de devolução, com a listagem por caixa nova (código, documento, folhas, pranchas) e os campos de assinatura
Etiquetas de caixa	Remessa (todas as caixas) ou caixa (só ela)	Etiqueta grande, oito por folha, com o código da caixa, a prefeitura, a etiqueta original, o setor, o período e um QR
Folhas de rosto	Caixa original ou lote	Uma página por documento, com o código em destaque e um QR
Etiquetas de prancha	Caixa original ou lote	Etiqueta pequena, 24 por folha, uma para cada prancha contada

Gerar um impresso#

1. Abra a remessa, a caixa ou o lote.
2. Clique no botão Impressos, no alto da página.
3. Escolha o impresso: Gerar termo e listagem de retirada, Gerar termo e listagem de devolução, Gerar etiquetas de caixa, Gerar folhas de rosto ou Gerar etiquetas de prancha.
4. Aparece "Impresso em preparação. Ele aparece na lista "Impressos" em instantes."
5. Desça até a lista Impressos. A situação começa como Gerando e muda sozinha para Pronto.
6. Clique em Abrir para baixar o PDF e imprimir.

A lista Impressos mostra também as Páginas, o Tamanho, quem pediu (Pedido por) e quando (Pedido em). O link de download é temporário e cada abertura fica registrada na auditoria.

Alguns impressos não são gerados quando não há o que imprimir, e o sistema avisa na hora:

• termo de remessa sem caixas: "A remessa não tem caixas: inclua as caixas antes de gerar o termo.";
• folhas de rosto ou etiquetas de prancha sem documentos preparados;
• etiquetas de prancha quando nenhum documento tem pranchas contadas.

A folha de rosto em detalhe#

A folha de rosto é a ponte entre o papel e o arquivo digital. Cada página traz:

• o código do documento em letras grandes (por exemplo 000123);
• um QR que abre o documento no /sys;
• o título;
• Tipo documental, Setor, Caixa de origem, Lote, Folhas, Pranchas e Sigilo;
• o lembrete do nome dos arquivos: "000123-01.pdf (corpo), 000123-P01.tif (prancha 1)".

Coloque a folha por cima do documento preparado. Ela acompanha o documento até o scanner, onde o operador usa o código para nomear os arquivos (veja Envio em lote).

Gere as folhas de rosto pela caixa quando quiser imprimir logo depois de preparar, ou pelo lote quando quiser o código do lote impresso nelas.

As etiquetas de prancha#

Cada prancha contada na preparação ganha uma etiqueta com o código e a posição (000123-P01, 000123-P02...), o título resumido e "Prancha 1 de 3". O QR da etiqueta traz o mesmo código.

Cole a etiqueta num canto da prancha, sem cobrir carimbos, assinaturas ou cotas. Na hora de digitalizar, o operador nomeia o arquivo exatamente como está na etiqueta: 000123-P01.tif.

As etiquetas de caixa#

A etiqueta de caixa serve para as duas pontas da jornada:

• na retirada, identifica a caixa original na empresa, ao lado da etiqueta da prefeitura;
• na devolução, identifica a caixa nova, marcada como "Caixa de devolução".

O QR da etiqueta abre a página da caixa no /sys, com a situação e o histórico. Pela remessa, saem as etiquetas de todas as caixas de uma vez; pela caixa, só a dela.

Os termos#

O termo de retirada e o de devolução saem com o código da remessa, o órgão, a data, o local, a quantidade de caixas (e de documentos, na devolução), a declaração de responsabilidade, a listagem e dois campos de assinatura: o Responsável da empresa e o Servidor da prefeitura, com o cargo, como cadastrados na remessa.

Depois de assinado pelas duas partes, o termo volta escaneado com Anexar termo assinado (veja Remessas e caixas).