Enviar arquivos em lote

Solte a pasta da estação, deixe o GedFlow vincular cada arquivo pelo nome e acompanhe o envio com a conferência SHA-256.

Para: Operador de captura, Supervisor

Depois do scanner, os arquivos precisam chegar ao acervo. O Envio em lote faz isso de uma vez: você solta a pasta inteira da estação, o GedFlow lê o nome de cada arquivo, descobre de qual documento ele é e manda tudo direto para o armazenamento, com a impressão digital (SHA-256) conferida.

Não tem "arrastar para o documento certo": quem decide o destino é o nome do arquivo. Por isso a convenção de nomes é a regra mais importante desta página.

Vídeo: Enviar arquivos em lote 1:08

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Na operação, os arquivos saem do scanner aos montes. Com o envio em lote, você solta a pasta inteira e cada arquivo encontra o seu documento sozinho.

No painel da operação, abra Envio em lote.

Primeiro, os dados da digitalização: o perfil de captura do Anexo um, a data e o local. Eles valem para todos os arquivos deste envio.

O segredo está no nome do arquivo: o código da folha de rosto, um traço e a posição. P de prancha, A de anexo.

Agora é só soltar a pasta. Os arquivos entram na lista, prontos para enviar.

No envio, cada nome é conferido. Arquivo com nome fora do padrão, ou de um documento que não está em captura, fica como não vinculado e não sobe. Corrija o nome e solte de novo.

Tudo certo? Clique em Enviar. Cada arquivo tem a impressão digital SHA-256 conferida no envio e de novo no processamento.

Pronto! Os arquivos seguem para o processamento e o controle de qualidade. Até o próximo vídeo.

O nome do arquivo#

O nome começa pelo código da folha de rosto (os 6 dígitos do documento) e segue com a posição do arquivo:

Nome do arquivo	O que é
`000123.pdf`	Corpo do documento 000123
`000123-01.pdf`	Corpo do documento 000123 (mesma coisa)
`000123-02.pdf`	Segundo arquivo de corpo, se o corpo foi dividido
`000123-P01.tif`	Prancha 1
`000123-P02.tif`	Prancha 2
`000123-A01.pdf`	Anexo 1

Mais detalhes que facilitam a vida:

P é prancha, A é anexo, sem letra é corpo. Maiúscula ou minúscula, tanto faz.
O separador pode ser hífen, sublinhado ou espaço: 000123-P01, 000123_P01 e 000123 P01 dão no mesmo.
Depois da posição pode vir qualquer complemento: 000123-01 frente.pdf é o corpo.
Formatos aceitos: PDF, PNG, TIFF e JPG (.pdf, .png, .tif, .tiff, .jpg, .jpeg).

Exemplo real: o processo de obra 000123 tem o corpo e duas plantas. A pasta da estação fica assim:

000123-01.pdf
000123-P01.tif
000123-P02.tif

Enviar#

No menu Produção, clique em Envio em lote (ou no botão Envio em lote da página do lote).
Em Dados da digitalização, preencha:
- Perfil de captura (Anexo I): o padrão usado no scanner para estes arquivos.
- Data da digitalização.
- Local da digitalização: vem preenchido com a cidade; confira.
Em Arquivos, arraste a pasta ou os arquivos para a área tracejada, ou clique nela para escolher uma pasta.
Confira a lista e clique em Enviar.

Esses três dados valem para todos os arquivos daquele envio e vão para os metadados do Anexo II de cada um. Sem eles, o envio não começa.

Acompanhar cada arquivo#

Cada linha mostra o nome, o documento vinculado (código, posição e título) e a etapa:

Etapa	O que está acontecendo
Aguardando	Na fila deste envio
Vinculando	Descobrindo o documento pelo nome
Calculando o hash	O navegador calcula o SHA-256 do arquivo
Abrindo o envio	Preparando a transferência
Enviando	Transferindo em partes, com barra de progresso
Concluindo	Fechando a transferência
Enviado	Pronto
Não vinculado	O nome não leva a um documento que recebe arquivos (não foi enviado)
Falhou	Algo deu errado na transferência

O topo da lista resume: "20 arquivo(s) · 18 enviado(s) · 1 não vinculado(s) · 1 com falha".

Por que um arquivo não vincula#

O GedFlow nunca vincula "por aproximação". O arquivo fica de fora, com o motivo em vermelho, quando:

o nome não segue a convenção (por exemplo planta-obra.tif);
não existe documento com aquele código nesta prefeitura (digitou 000132 em vez de 000123?);
o documento não recebe arquivos naquela situação (por exemplo, já aprovado ou entregue);
aquela posição já foi enviada (000123-01.pdf de novo). Para substituir, o documento precisa ser rejeitado no controle de qualidade;
o formato não é aceito (um .docx perdido na pasta).

Para resolver: corrija o nome (ou o documento) e solte o arquivo de novo. O botão Copiar lista copia os não vinculados, para mandar à supervisão ou anotar.

Quando um arquivo falha#

Falhas de rede acontecem. Clique em Enviar de novo: os arquivos com falha voltam para a fila. Se a transferência caiu no meio, o envio retoma de onde parou, sem recomeçar do zero, desde que seja no mesmo navegador.

Se aparecer "Este arquivo já existe no acervo (mesmo conteúdo)", o GedFlow achou outro arquivo idêntico na prefeitura. Confira se você não salvou a digitalização de um documento com o nome de outro.

A conferência SHA-256#

O SHA-256 é a impressão digital do arquivo: qualquer mudança, por menor que seja, gera outro valor. O caminho é este:

O navegador calcula o SHA-256 antes de enviar (etapa Calculando o hash).
O arquivo vai direto para o armazenamento, numa chave que já leva o hash. Nada é sobrescrito.
Depois do envio, o GedFlow lê o arquivo gravado e calcula o hash de novo. Se for diferente, a versão fica Falhou: nunca é aceita em silêncio.

Na página do documento, cada arquivo mostra essa jornada: Enviado, Conferindo integridade, Íntegro, Em processamento e Pronto. Em Pronto, o arquivo já tem o mestre em PDF/A com OCR, a medição de cada página e a conferência com o perfil de captura.

O que acontece depois#

O primeiro arquivo concluído leva o documento para Em controle de qualidade. Arquivos novos para outras posições (a prancha esquecida, por exemplo) ainda podem ser enviados enquanto o documento está em conferência.

Documento Rejeitado no controle de qualidade aceita reenvio da mesma posição: o arquivo novo vira uma nova versão, com o motivo da rejeição registrado, e a versão anterior continua preservada.

Próximo passo: Controle de qualidade.