Glossário

Arquivologia tem palavras próprias, e a digitalização com validade legal trouxe mais algumas. Aqui elas estão em ordem alfabética, explicadas sem complicação, com o link para onde o assunto aparece no manual.

Não achou um termo? Veja também as Perguntas frequentes.

A#

Acervo O conjunto de documentos guardados pela prefeitura. O acervo físico é o papel nas caixas; o acervo digital é o que fica no GedFlow depois da digitalização. Veja Buscar documentos.

Anexo I (padrões de captura) A parte do Decreto nº 10.278/2020 que define a resolução mínima, o modo de cor e o formato de cada tipo de material. Exemplo: texto impresso a 300 dpi; plantas a 600 dpi. Veja Perfil de captura.

Anexo II (metadados obrigatórios) A lista de informações que todo documento digitalizado precisa ter para valer legalmente: assunto, autor, data e local da digitalização, identificador, responsável pela digitalização, título, tipo documental, hash, classe, data e local de produção, destinação, gênero e prazo de guarda. Sem eles, o documento não pode ser entregue. Veja Indexação.

Anexo (arquivo) Uma parte do documento que não é o corpo principal nem uma prancha, como um laudo juntado ao processo.

Auditoria (trilha de auditoria) O registro de quem fez o quê e quando: quem abriu, buscou, baixou, alterou, validou ou assinou cada documento. Não pode ser apagado. Veja Auditoria.

Autenticação A assinatura digital da prefeitura, com certificado ICP-Brasil, sobre o documento digitalizado e validado. É ela que equipara o digital ao original em papel (art. 5º do Decreto nº 10.278/2020). Documento autenticado não muda mais: uma correção gera uma nova versão. Veja Autenticar documentos.

C#

Caixa A caixa-arquivo física, com os documentos em papel. Cada uma recebe um código (ex.: CX-000123) e é acompanhada desde a retirada até a devolução. Veja Remessas e caixas.

Campo customizável (ficha) Uma informação que a prefeitura escolhe registrar além do Anexo II, como inscrição imobiliária, número do processo ou nome do requerente. Pode valer para a prefeitura toda, para um setor ou para um tipo documental. Veja Campos customizáveis.

Campo sensível Um campo com dado pessoal (CPF, nome de paciente) que só aparece para quem tem a liberação individual Ver dados sensíveis (CPF, nomes) dos documentos (ou um papel que já a inclui, como o de gestor de setor). Para os outros, aparece como •••.

Carimbo do tempo Uma marca emitida por uma autoridade de carimbo do tempo que prova que a assinatura existia naquele momento, mesmo que o certificado vença depois. É recomendado pelo CONARQ. Pode ser por documento ou por lote.

Certificado digital A "identidade eletrônica" de uma pessoa ou instituição, emitida dentro da ICP-Brasil. O A1 é um arquivo protegido por senha. A empresa assina os manifestos com o e-CNPJ dela; a prefeitura autentica os documentos com o certificado dela. Veja Certificados digitais.

Classe Uma linha do plano de classificação, com um código (ex.: 005.02.01), um nome e os prazos de guarda. As classes formam uma árvore: a classe 005.02 contém a 005.02.01. Veja Plano de classificação e tipos documentais.

Código de verificação O código impresso no comprovante de autenticação (ex.: K7QM-4XPA-9TRB). Com ele, qualquer pessoa confere na página pública se o documento é autêntico. Veja Verificar um documento.

CONARQ O Conselho Nacional de Arquivos, que define as regras da gestão de documentos públicos no Brasil. A Resolução CONARQ nº 48/2021 traz as diretrizes de digitalização com validade legal que o GedFlow segue.

Controle de qualidade A conferência de cada documento digitalizado: as folhas e pranchas estão todas lá? A imagem está no padrão do Anexo I? O PDF/A é válido? Se não, o documento volta para ser digitalizado de novo. Veja Controle de qualidade.

D#

Decreto nº 10.278/2020 O decreto federal que define como digitalizar um documento para que a versão digital tenha o mesmo valor do papel. Os Anexos I e II são o coração dele. O GedFlow foi construído para cumprir esse decreto.

Derivado Uma cópia feita para facilitar a visualização: PDF mais leve, miniaturas, imagens de zoom das pranchas. Pode ser refeito a qualquer momento a partir do mestre de preservação, por isso pode ter compressão com perda. Nunca substitui o mestre.

Designação O vínculo de um colaborador da operação com uma prefeitura, por um período e com papéis definidos. Sem designação vigente, o colaborador não vê aquela prefeitura. Veja Equipe e designações.

Destinação final O que acontece com o documento quando termina o prazo de guarda: eliminação (pode ser descartado, seguindo o rito legal) ou guarda permanente (fica para sempre, pelo valor histórico). Vem da classe.

Digitalização Transformar o documento em papel em um arquivo digital, seguindo os padrões do decreto. No GedFlow, vai da retirada das caixas até a entrega do arquivo conferido e indexado. Veja A jornada de uma caixa.

Documento A unidade de arquivamento, como um processo, um alvará ou um prontuário. Um documento pode ter vários arquivos (o corpo, as pranchas, os anexos).

E#

Entrega O momento em que a empresa de digitalização passa à prefeitura um conjunto de documentos prontos, acompanhado do manifesto de entrega assinado. A partir daí, a prefeitura confere e valida. Veja Entrega e devolução.

Escopo Na API, o tipo de ação que uma integração pode fazer (ler, buscar, baixar, cadastrar...). Veja Escopos e recorte.

Estação de trabalho O computador da operação ligado ao scanner, onde as imagens são capturadas. Veja Estações de trabalho.

F#

Folha de rosto A folha impressa, com código e QR, que vai na frente de cada documento na preparação. Ela identifica o documento durante a captura e faz o arquivo digitalizado "encontrar" o seu cadastro sozinho. Veja Impressos.

G#

Gênero documental A natureza do registro: textual (texto), cartográfico (plantas e mapas), iconográfico (fotos e desenhos), entre outros. É um dos metadados do Anexo II.

H#

Hash SHA-256 Uma "impressão digital" do arquivo: uma sequência de 64 caracteres calculada a partir do conteúdo. Se um único ponto do arquivo mudar, o hash muda completamente. O GedFlow calcula o hash no envio e confere de novo depois, para garantir que nada foi alterado no caminho.

I#

ICP-Brasil A Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, a cadeia oficial de certificados digitais do país. Uma assinatura ICP-Brasil tem validade jurídica. A autenticação dos documentos usa certificados ICP-Brasil.

Indexação Preencher a ficha do documento (metadados do Anexo II e campos customizáveis), com o texto do OCR ao lado para ajudar. É o que torna o documento encontrável na busca. Veja Indexação.

Integração A ligação de um sistema da prefeitura (tributário, protocolo, transparência) com o GedFlow pela API, criada e controlada pelo administrador da prefeitura. Veja Integrações com outros sistemas.

L#

LGPD A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018). No GedFlow, aparece nos campos sensíveis, no sigilo, na auditoria e na regra de nunca gravar dados pessoais em registros técnicos.

Lote Um grupo de documentos preparados que segue junto para a captura. Depois de enviado para a captura, o lote não muda mais. Veja Lotes e captura.

M#

Manifesto de entrega O documento, em PDF/A assinado com o e-CNPJ da empresa, que lista tudo o que foi entregue: cada documento, cada arquivo, o hash e o número de páginas. É a prova de "entreguei exatamente isto".

Marca d'água O nome de quem está vendo, a data e a prefeitura sobrepostos ao documento na tela e gravados nas cópias baixadas. Desestimula vazamentos e identifica a origem de uma cópia.

Mestre de preservação O arquivo principal, em PDF/A, gerado sem nenhuma perda de qualidade. É ele que é guardado para sempre e que recebe a autenticação. Nunca é apagado nem sobrescrito: uma correção vira uma nova versão.

Metadados Informações sobre o documento: título, autor, data, tipo, classe, assunto. São o que permite encontrar, entender e comprovar o documento. Veja Anexo II.

Metros lineares A medida tradicional do tamanho de um acervo em papel: quanto espaço de prateleira as caixas ocupam, enfileiradas. No GedFlow, é calculado pelo número de caixas vezes a largura da caixa-arquivo (padrão de 0,14 m). Veja Painel do gestor.

O#

OCR Reconhecimento óptico de caracteres: o "ler" do computador, que transforma a imagem da página em texto pesquisável. É o que permite achar um documento por uma palavra escrita dentro dele.

P#

PAdES O padrão de assinatura digital próprio para arquivos PDF. A assinatura fica dentro do próprio PDF, e qualquer leitor de PDF consegue conferir.

PDF/A Uma versão do PDF feita para durar: o arquivo leva dentro tudo de que precisa (fontes, cores) para ser aberto do mesmo jeito daqui a décadas. É o formato exigido pelo decreto para o mestre de preservação. Plantas e fotos em PNG vão dentro de um PDF/A-3, com a imagem original anexada.

Perfil de captura A receita de digitalização de cada tipo de material, conforme o Anexo I: resolução, cor e formato. O GedFlow confere cada página contra o perfil. Veja Catálogos.

Plano de classificação A "árvore" que organiza os documentos da prefeitura por função e atividade, com os prazos de guarda de cada classe (a tabela de temporalidade). Tem versões: alterar o plano vigente cria uma nova versão. Veja Plano de classificação e tipos documentais.

Prancha Uma folha de formato grande, como plantas de obra e mapas (até A0, quase 1,2 m de largura). É digitalizada a 600 dpi e vira um arquivo próprio dentro do documento, com zoom para ver os detalhes.

Preparação A etapa em que os documentos são separados, higienizados, contados e cadastrados, e recebem a folha de rosto. Veja Triagem e preparação.

Prazo de guarda (temporalidade) Por quanto tempo o documento precisa ser guardado na fase corrente (perto de quem usa) e na intermediária (no arquivo), antes da destinação final. Definido pela classe.

R#

Recorte Na API, os setores e classes que uma integração enxerga. Veja Escopos e recorte.

Remessa O transporte de um conjunto de caixas: a retirada (da prefeitura para a digitalização) ou a devolução (de volta para a prefeitura), sempre com termo assinado e listagem das caixas. Veja Remessas e caixas.

S#

Setor A menor divisão da estrutura da prefeitura (ex.: Fiscalização de Posturas, dentro da Secretaria da Fazenda). Cada documento pertence a um setor, e os usuários enxergam os documentos dos seus setores. Veja Organização.

Sigilo O nível de acesso do documento: público (o setor produtor e os setores com acesso à classe veem), restrito (só o setor que produziu) ou sigiloso (no setor produtor, só quem tem a liberação Ver documentos sigilosos do próprio setor; por padrão, só o administrador). Documentos de saúde nascem sigilosos.

T#

Tabela de temporalidade Veja Prazo de guarda.

Tipo documental O que o documento é: "Alvará de funcionamento", "Habite-se", "Processo de aprovação de projeto". Define a ficha que ele exige e o sigilo padrão, e pertence a uma classe do plano. Veja Plano de classificação e tipos documentais.

Triagem (avaliação prévia) Etapa opcional antes da digitalização: a operação descreve o conteúdo das caixas e propõe o que digitalizar; a prefeitura decide. Evita digitalizar o que pode ser eliminado. Veja Triagem.

U#

Unidade Uma secretaria ou departamento da prefeitura, que reúne vários setores. Veja Organização.

V#

Validação A conferência da entrega pela prefeitura: um servidor abre uma amostra sorteada dos documentos e aprova a entrega ou devolve os que tiverem problema. Só depois de validado o documento pode ser autenticado. Veja Validar uma entrega.

Verificação pública A página aberta onde qualquer pessoa digita o código de verificação (ou lê o QR) e confere se um documento foi autenticado, podendo até comparar o hash de um arquivo. Não mostra o conteúdo nem dados pessoais. Veja Verificar um documento.

Versão Cada envio de um arquivo gera uma versão numerada (v1, v2...). A versão nova exige um motivo, e as anteriores continuam guardadas. Um documento autenticado que precisa de correção ganha uma versão nova, que passa de novo por validação e autenticação.