Campos customizáveis da ficha

Cada prefeitura descreve o acervo do seu jeito. A Secretaria de Obras quer saber a inscrição imobiliária e o número do alvará; o RH quer a matrícula do servidor; a Saúde, o CPF do paciente. Os campos customizáveis são isso: as perguntas da ficha de metadados, criadas pela própria prefeitura, além dos metadados fixos do decreto.

A tela fica em Classificação > Campos, visível só para o administrador da prefeitura.

As três camadas#

Todo campo pertence a uma camada, que decide em quais fichas ele aparece:

Camada	Aparece em	Exemplo
Toda a prefeitura	Todos os documentos	"Número do processo"
Setores escolhidos	Documentos dos setores marcados	"Matrícula do servidor", só no RH
Tipos documentais escolhidos	Documentos dos tipos marcados	"Inscrição imobiliária", em alvarás e habite-se

A ficha de um documento é a soma das três: os campos da prefeitura, mais os do setor dele, mais os do tipo dele. No formulário, cada camada vira um bloco: Campos da prefeitura, Campos do setor e Campos do tipo documental.

Um campo é cadastrado uma vez só e reaproveitado: "Inscrição imobiliária" pode servir ao alvará, ao habite-se e ao IPTU. Assim, a busca por esse campo encontra os três tipos de uma vez.

Criar um campo#

1. Clique em Criar campo.
2. No bloco Identificação:
   • Rótulo: o nome que aparece na ficha (ex.: "Inscrição imobiliária").
   • Chave: preenchida sozinha a partir do rótulo (ex.: inscricao_imobiliaria). É o identificador técnico, usado também pela API. Não pode ser alterada depois.
   • Tipo: o tipo de valor (veja a tabela abaixo).
   • Opções da lista: só nos tipos de lista. Digite cada opção e tecle Enter.
3. No bloco Onde o campo aparece:
   • Camada: Toda a prefeitura, Setores escolhidos ou Tipos documentais escolhidos. Também não pode ser alterada depois.
   • Setores ou Tipos documentais: aparecem conforme a camada escolhida.
   • Ordem na ficha: números menores aparecem primeiro.
4. No bloco Comportamento, ligue o que fizer sentido (veja abaixo).
5. No bloco Ajuda ao preenchimento, escreva um Texto de ajuda (aparece embaixo do campo) e, se a IA estiver liberada, a Instrução para a IA de indexação (ex.: "Número de 12 dígitos no canto superior direito da capa").
6. Clique em Criar.

Tipos de campo#

Tipo	Para quê	Detalhe
Texto	Nomes, endereços, descrições	Até 1.000 caracteres
Número	Quantidades, valores	Só números
Data	Datas de despacho, vencimentos	Calendário, formato dd/mm/aaaa
CPF	Pessoa física	Máscara e conferência do dígito verificador
CNPJ	Empresas	Máscara e conferência do dígito verificador
CPF ou CNPJ	Requerente que pode ser um ou outro	Conferência do dígito verificador
Lista (uma opção)	Situações fixas	Escolhe uma das opções
Lista (várias opções)	Marcadores	Escolhe várias
Sim ou não	Perguntas simples	Liga e desliga

Comportamento#

Opção	O que faz
Obrigatório	A ficha não salva sem o campo.
Pesquisável	O valor entra na busca livre: digitar a inscrição na caixa de busca já encontra o documento.
Dado sensível	O valor fica oculto para quem não tem permissão.
Ativo	Desligado, o campo some das fichas.

Qualquer campo ativo pode ser usado como filtro na busca, em Filtrar por um campo. A opção Pesquisável vai além: coloca o valor na busca livre, junto com o título e o texto das páginas. Veja Buscar documentos.

Campos obrigatórios e a digitalização#

Na operação de digitalização, a preparação cadastra o documento sem a ficha completa (quem prepara não tem esses dados), e a indexação só termina com os campos obrigatórios preenchidos. No cadastro feito pela prefeitura, os obrigatórios já são cobrados ao salvar.

Campos sensíveis#

Marque Dado sensível em campos com dados pessoais: CPF, nome de munícipe, nome de paciente, endereço residencial. Para quem não tem a permissão de ver dados sensíveis:

• o valor aparece como ••• na página do documento;
• o campo não aparece no formulário de edição, e o valor guardado é preservado quando a pessoa salva;
• o campo não aparece entre os filtros da busca.

Veem os dados sensíveis o administrador, o gestor de setor e quem recebeu a liberação individual (veja Organização).

Alterar, desativar e excluir#

• Rótulo, ordem, opções, comportamento e textos de ajuda podem ser alterados a qualquer momento.
• Chave e camada nunca mudam depois de criadas. Precisa de outra? Crie um campo novo.
• Tipo fica bloqueado quando já existem documentos preenchidos com o campo, para não estragar os valores guardados.
• Excluir só funciona em campo que ainda não tem valores. Com valores, o GedFlow avisa "Campo com valores não pode ser excluído": desligue Ativo para que ele deixe de aparecer nas fichas.

Conferir antes de liberar#

Criou ou mudou campos? Abra Classificação > Pré-visualizar ficha, escolha um setor e um tipo documental e veja a ficha como ela vai aparecer, com o botão Validar preenchimento para testar as regras. Nada é gravado. Veja Plano de classificação e tipos documentais.