Plano de classificação e tipos documentais

O plano de classificação é o "mapa" do acervo: ele diz em que gaveta cada documento mora (a classe), por quanto tempo precisa ser guardado (a temporalidade) e o que acontece com ele no fim (eliminação ou guarda permanente). O tipo documental diz o que o documento é e, por isso, qual ficha ele preenche.

Estas telas ficam no grupo Classificação do menu, visível só para o administrador da prefeitura.

Plano de classificação#

Em Classificação > Planos de classificação ficam os planos de cada órgão da prefeitura, com todas as versões.

A lista mostra o Órgão, o nome do Plano, a Versão, a Situação, a data de Vigência desde e quantas Classes o plano tem.

O primeiro plano não é digitado do zero: a empresa adota para a prefeitura um plano-modelo do catálogo, que vira uma cópia própria da prefeitura. Daí em diante, a prefeitura mantém as versões.

As três situações de uma versão#

Situação	O que significa
Rascunho	Em edição. Pode alterar classes à vontade.
Vigente	É o plano em uso. Fica travado: nada muda nele.
Substituído	Versão anterior, guardada para a história.

Só existe um plano vigente por órgão. Os documentos guardam a versão do plano em que foram classificados, então publicar uma versão nova não altera nenhum documento já cadastrado.

Consultar as classes#

Clique em Abrir num plano. Abaixo dos dados do plano, a aba Classes mostra a árvore, em ordem de código, com o nível de cada classe (função, subfunção, atividade, série...), os prazos nas fases Corrente e Intermediária e a Destinação.

Criar uma nova versão#

Saiu um decreto municipal alterando a tabela de temporalidade? É assim que o plano acompanha:

1. Na lista, clique em Nova versão no plano vigente e confirme.
2. O GedFlow cria uma cópia em Rascunho e abre para edição. O plano vigente continua valendo enquanto você trabalha.
3. Ajuste o Nome, o Ato normativo (ex.: "Decreto nº 123/2026"), o Início da vigência e as Observações, se for o caso.
4. Na aba Classes, crie, edite ou exclua classes (veja abaixo).
5. Quando terminar, clique em Publicar, confira o Ato normativo e o Início da vigência e confirme.

A versão publicada vira a Vigente e a anterior passa a Substituído. Mudou de ideia antes de publicar? Use Descartar rascunho: o rascunho e as classes dele são apagados, sem afetar as versões publicadas.

Na publicação, os tipos documentais e as classes concedidas aos setores passam automaticamente para as classes correspondentes da nova versão.

Cadastrar ou editar uma classe (só em rascunho)#

Na aba Classes do rascunho, clique em Criar classe (ou em Editar numa classe existente) e preencha:

Campo	Como preencher
Classe-pai	A classe acima desta na árvore, ou Nenhuma (primeiro nível).
Código	Como no plano oficial (ex.: 010.01.02). Único no plano.
Nome	Ex.: "Aprovação de projetos de edificação".
Prazo na fase corrente	Como na tabela oficial: "5 anos", "Vigência", "Até a aprovação das contas"...
Em anos (opcional)	O mesmo prazo em número, quando houver.
Prazo na fase intermediária	Idem, para a fase intermediária.
Destinação final	Eliminação ou Guarda permanente. Deixe Não se aplica (classe agrupadora) nas classes que só agrupam outras.
Ativa	Desligue para tirar a classe de uso.
IA de indexação	Desligada aqui, vale também para as subclasses. Classes de saúde ficam sempre de fora.
Observações	Notas da tabela oficial.

Tipos documentais#

Em Classificação > Tipos documentais ficam os tipos que a prefeitura usa: "Alvará de construção", "Habite-se", "Processo de aprovação de projeto", "Prontuário de servidor"...

A lista mostra o tipo, a Classe, o Nome da classe, o Órgão, o Sigilo padrão e se está Ativo. Dá para filtrar por Sigilo.

Para cadastrar um tipo:

1. Clique em Criar tipo documental.
2. Em Classe do plano, escolha a classe final do plano vigente. Só aparecem classes finais, com prazo e destinação definidos.
3. Preencha o Nome (não pode repetir na mesma classe).
4. Escolha o Sigilo padrão: Público, Restrito ou Sigiloso. É o nível que o documento recebe ao ser cadastrado (dá para mudar documento a documento).
5. Se quiser, escreva uma Descrição e a Instrução para a IA de indexação (como reconhecer este tipo de documento e o que extrair dele).
6. Clique em Criar.

Os tipos podem ser editados a qualquer momento, mesmo com o plano publicado. Para tirar um tipo de uso, desligue Ativo.

Lembre que o setor só usa um tipo se tiver acesso à classe dele (em Setores, campo Classes do plano com acesso). Veja Organização.

Pré-visualizar a ficha#

A ficha de um documento é a soma dos campos da prefeitura, do setor e do tipo documental. Antes de liberar um tipo novo para os setores, confira como ela vai ficar:

1. Vá em Classificação > Pré-visualizar ficha.
2. Em Contexto do documento, escolha o Setor e o Tipo documental.
3. A ficha aparece logo abaixo, com os blocos Campos da prefeitura, Campos do setor e Campos do tipo documental.
4. Preencha alguns campos e clique em Validar preenchimento para testar as regras (obrigatórios, CPF, datas, listas).

A mensagem Ficha válida confirma que está tudo certo. Nada é gravado: esta tela é só uma pré-visualização.

Para criar ou ajustar os campos, veja Campos customizáveis.