A jornada de uma caixa
Acompanhe, etapa por etapa, uma caixa de papel saindo do arquivo da prefeitura até virar documento autenticado e voltar para casa.
Imagine a caixa 47 do arquivo de Obras: processos de alvará de 1998, umas plantas dobradas, um grampo enferrujado aqui e ali. Ela vai viajar pelo GedFlow inteiro, passar pelas mãos de várias pessoas e voltar para a prefeitura arrumada, enquanto os documentos dela ganham uma vida digital com o mesmo valor legal do papel, como pede o Decreto nº 10.278/2020.
Clique em cada etapa para ver quem faz, onde faz e como a caixa (ou o documento) aparece no sistema naquele momento.
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Já pensou no caminho de uma caixa de arquivo até virar documento digital com validade legal? Vem com a gente nessa jornada.
Tudo começa na retirada. A equipe registra a remessa e cada caixa que sai da prefeitura, com o estado de conservação e o termo assinado.
Na empresa, a caixa é preparada: cada documento ganha um código e uma folha de rosto, e as folhas e as plantas são contadas.
Os documentos entram em lotes de trabalho e vão para o scanner, seguindo o perfil de captura do Anexo um do decreto.
Os arquivos sobem em lote, passam pelo processamento, com O C R e PDF barra A, e pelo controle de qualidade. Depois, a indexação completa a ficha.
O lote pronto é entregue à prefeitura com um manifesto assinado. A prefeitura confere uma amostra e valida.
Validado, o documento é autenticado com o certificado ICP-Brasil da prefeitura. A partir daí, ele tem o mesmo valor legal do papel.
E a caixa volta para casa, na remessa de devolução. Enquanto isso, o gestor acompanha tudo no painel.
Essa é a jornada de uma caixa no GedFlow. Cada etapa tem o seu guia no manual. Até o próximo vídeo.
Etapa 1 de 12
Retirada na prefeitura
Quem: Preparador ou Supervisor · Onde: /sys, Custódia > Remessas · Situação: remessa Em montagem, caixa Recebida
A equipe chega ao arquivo da prefeitura, abre uma remessa de retirada (RT-0001) e registra a caixa 47: etiqueta original, setor, período e, principalmente, o estado de conservação. Se ela já chegou com cheiro de umidade, fica escrito ali, antes de qualquer um tocar no papel.
O termo e a listagem saem impressos, o servidor da prefeitura e o responsável da empresa assinam, a remessa é concluída e o termo assinado volta escaneado para o sistema. A caixa ganha um nome novo: CX-000047.
Etapa 2 de 12
Triagem (quando a prefeitura usa)
Quem: Preparador no /sys, Validador de entregas ou Administrador da prefeitura no /app · Onde: /sys, aba Triagem da caixa; /app, Triagem · Situação: caixa Em triagem, conjunto Aguardando a prefeitura
Nem tudo precisa ser digitalizado: cópias repetidas e folhas em branco só ocupariam espaço. A equipe descreve os conjuntos da caixa ("Processos de alvará, numeração 100 a 250") e propõe digitalizar ou não. Quem decide é a prefeitura, no painel dela.
Decidido tudo, a caixa segue sozinha para a preparação. Se a prefeitura não quiser nada digitalizado, a caixa fica Concluída sem passar pela preparação.
Etapa 3 de 12
Preparação
Quem: Preparador · Onde: /sys, Custódia > Caixas > Documentos preparados · Situação: caixa Em preparação, documento Cadastrado
Hora de abrir a caixa. Cada processo é separado, desgrampeado e cadastrado com setor, tipo documental, título e sigilo. A preparação conta as folhas e as pranchas com cuidado de contador de banco: essa conta vai ser a régua do controle de qualidade.
Cada documento ganha um código (000123), impresso numa folha de rosto com QR, e cada planta recebe sua etiqueta (000123-P01). A ficha completa fica para depois.
Etapa 4 de 12
Montagem do lote
Quem: Preparador ou Supervisor · Onde: /sys, Produção > Lotes · Situação: lote Em montagem, depois Em captura; documento Em captura
Os documentos preparados entram num lote (L-0001), junto com outros de outras caixas, e o lote é destinado a uma estação de captura. Quando a preparação da caixa termina, ela passa para Em captura.
Ao enviar o lote para a captura, ele fica congelado: ninguém entra, ninguém sai, a contagem não muda mais. É o carrinho que já passou pelo caixa.
Etapa 5 de 12
Captura no scanner
Quem: Operador de captura · Onde: estação de captura, fora do GedFlow, na rede local · Situação: documento Em captura
O papel encontra o scanner. Os textos vão a 300 dpi, as plantas a 600 dpi, sempre sem compressão com perda, no perfil do Anexo I que combina com cada material. A folha de rosto não é digitalizada: ela só diz como batizar os arquivos.
Cada arquivo recebe o nome do código: 000123-01.pdf para o corpo, 000123-P01.tif e 000123-P02.tif para as plantas. O nome é o endereço; errar o nome é mandar a carta para a casa do vizinho.
Etapa 6 de 12
Envio em lote
Quem: Operador de captura · Onde: /sys, Produção > Envio em lote · Situação: documento Em controle de qualidade
A pasta inteira da estação é solta na tela. O GedFlow lê cada nome, descobre o documento, calcula a impressão digital (SHA-256) no navegador e manda tudo direto para o armazenamento. Nome fora do padrão fica de fora, com o motivo, e nada é vinculado por palpite.
Depois, o sistema confere o hash de novo, gera o mestre em PDF/A com OCR, mede cada página e compara com o perfil de captura. O primeiro arquivo que chega já leva o documento para o controle de qualidade.
Etapa 7 de 12
Controle de qualidade
Quem: Revisor (controle de qualidade) · Onde: /sys, Produção > Qualidade e indexação · Situação: documento Aprovado ou Rejeitado; caixa Concluída quando todos forem aprovados
O revisor abre o documento, olha página por página e confere a conta: 40 folhas podem virar de 40 a 80 páginas (frente e verso), e 2 pranchas precisam ser exatamente 2. Contagem divergente só passa com justificativa; fora do padrão de captura não passa.
Se algo está torto, cortado ou faltando, o documento é rejeitado com o motivo e volta para o scanner. O arquivo novo vira uma versão nova e a antiga fica guardada. Quando todos os documentos da caixa 47 são aprovados, ela fica Concluída.
Etapa 8 de 12
Indexação
Quem: Indexador · Onde: /sys, Qualidade e indexação > Indexar · Situação: documento Em controle de qualidade ou Aprovado, com Indexado marcado ao concluir
O indexador preenche a ficha com o texto do OCR à mão: autor, assunto, data e local de produção, número do processo, nome do requerente. São os metadados do Anexo II que fazem o documento ser achado e aceito.
Se a prefeitura autorizou, a IA sugere valores com a página de onde tirou cada um. Só sugere: quem decide e salva é o indexador, e documentos sigilosos ou de saúde nunca passam pela IA.
Etapa 9 de 12
Entrega à prefeitura
Quem: Supervisor · Onde: /sys, Produção > Lotes > Entregar à prefeitura · Situação: documento Entregue, entrega Aguardando validação
Os documentos aprovados, indexados e sem pendências partem numa entrega (ENT-0001), com um manifesto que lista cada arquivo e o seu SHA-256, assinado com o e-CNPJ da empresa. É o recibo digital: "entregamos exatamente isto".
Quem tiver pendência fica no lote, com o motivo, esperando a próxima entrega. A partir daqui, a ficha e os arquivos ficam bloqueados.
Etapa 10 de 12
Validação
Quem: Validador de entregas · Onde: /app, Entregas · Situação: documento Validado (ou Rejeitado, se devolvido)
Do lado da prefeitura, o validador recebe a entrega com uma amostra sorteada e abre cada documento dela. Está tudo certo? Valida a entrega. Achou um problema? Devolve só aquele documento, com o motivo, e ele volta para a operação como rejeitado.
Etapa 11 de 12
Autenticação
Quem: Assinante (autenticação) · Onde: /app, Entregas > Autenticar documentos · Situação: documento Autenticado
O assinante da prefeitura autentica os documentos validados com o certificado ICP-Brasil da prefeitura, com carimbo do tempo quando configurado. É este o momento em que o digital passa a valer como o original em papel.
Cada documento autenticado ganha um código de verificação e um QR no comprovante. Qualquer pessoa pode conferir a autenticidade na página pública de verificação, sem ver o conteúdo. E se um dia precisar corrigir, nasce uma versão nova, que passa por todo o ciclo de novo; a autenticada continua preservada.
Etapa 12 de 12
Devolução da caixa
Quem: Preparador ou Supervisor · Onde: /sys, Custódia > Caixas e Custódia > Remessas · Situação: caixa nova Em montagem (devolução), depois Devolvida; documento Devolvido à prefeitura
Assim que os documentos são aprovados no controle de qualidade, o papel já pode voltar para casa, sem esperar a autenticação. Eles são acondicionados numa caixa nova, com etiqueta e QR, que entra numa remessa de devolução (DV-0001) com termo e listagem por caixa.
Concluída a remessa, a caixa nova e os documentos constam como devolvidos, e a velha caixa 47, com todos os documentos de volta, também fica Devolvida. Fim da viagem: o papel em casa e o acervo digital no GedFlow, valendo como o original.
