Acompanhar pelo painel do gestor
Os números do acervo e da digitalização numa tela só, com filtros por período, unidade e setor, previsão de término e exportação em planilha.
Para: Administrador da prefeitura, Gestor de setor
Quantos documentos já estão digitalizados? Quantos metros de papel saíram do arquivo? Quando a digitalização termina? O Painel do gestor responde a essas perguntas sem ninguém precisar montar planilha na mão.
Ele fica no topo do menu lateral, em Painel do gestor. O administrador da prefeitura vê a prefeitura inteira; o gestor de setor vê só os setores a que pertence. Os demais papéis não têm acesso a esta tela.
Ler a transcrição
Neste vídeo, você vai conhecer o painel do gestor: os números do acervo e da digitalização, num lugar só.
No menu da prefeitura, clique em Painel do gestor.
No alto ficam os totais de hoje: documentos, páginas, caixas, os metros lineares de papel e quantos documentos já estão autenticados.
Logo abaixo, a evolução mês a mês: o que foi cadastrado, o que passou no controle de qualidade e as páginas processadas.
Depois vem a composição do acervo, por unidade, setor, tipo documental e classe do plano.
E o andamento da digitalização, com a previsão de término calculada pelo ritmo dos últimos noventa dias.
Quer ver só uma secretaria? Use os filtros de período, unidade e setor. Os números se ajustam na hora.
E para levar os números para uma reunião, clique em Exportar planilha.
Pronto! Esse é o painel do gestor. Até o próximo vídeo.
Escolher o recorte#
No alto da tela ficam os filtros. Qualquer mudança atualiza o painel na hora.
- Em Período de e Até, escolha as datas. Ao abrir a tela, o período vai do início do mês, onze meses atrás, até hoje (ou seja, os últimos 12 meses).
- Em Unidade, escolha uma secretaria para ver só os setores dela, ou deixe Todos.
- Em Setor, escolha um setor específico, ou deixe Todos.
Os filtros só estreitam o que você já pode ver: o gestor de setor encontra na lista apenas as unidades e os setores dele.
O que segue o período e o que não segue#
- Situação de hoje (não muda com o período): os totais do acervo, a composição, o andamento e as entregas.
- Segue o período: a evolução mês a mês e o bloco de uso e segurança.
Os números são recalculados a cada poucos minutos. Se você acabou de cadastrar algo e ele ainda não apareceu, espere um pouco e recarregue a página.
Acervo hoje#
Cinco cartões com o retrato atual:
| Cartão | O que conta |
|---|---|
| Documentos | Documentos do recorte. |
| Páginas | Páginas dos arquivos desses documentos. |
| Caixas | Caixas da operação de digitalização. |
| Metros lineares | Caixas × largura da caixa (definida no contrato da prefeitura), com quantos metros já digitalizados. |
| Autenticados | Documentos já autenticados com certificado ICP-Brasil. |
Metro linear é a medida que os arquivistas usam para o tamanho de um acervo: quanto as caixas ocupariam enfileiradas numa prateleira. É ótimo para mostrar ao prefeito quanto espaço físico está sendo liberado.
Evolução no período#
Um gráfico de barras por mês com três séries: documentos Cadastrados, Aprovados no controle de qualidade e Páginas processadas (esta última com escala própria, porque páginas são sempre muito mais numerosas). Passe o mouse sobre um mês para ver os números exatos.
Composição do acervo#
Quatro listas com os 10 maiores grupos de documentos: Por unidade, Por setor, Por tipo documental e Por classe. Servem para descobrir, por exemplo, que metade do acervo digital é de processos de obras.
Andamento da digitalização#
- Documentos por etapa: quantos estão cadastrados, em captura, em controle de qualidade, rejeitados, aprovados, entregues, validados e autenticados.
- Caixas por situação: da caixa Recebida à Devolvida, passando por triagem, preparação, captura e conclusão.
- Previsão de término: quantos meses faltam, dividindo os documentos ainda em andamento pelo ritmo de aprovação dos últimos 90 dias. Aparece também quantas caixas ainda não foram concluídas.
Se a operação ainda não aprovou nada nos últimos 90 dias, a previsão mostra Sem ritmo ainda. Quando não sobra nada pendente, mostra Nada pendente.
Entregas e autenticação#
Cartões com quantos documentos estão Aguardando entrega, Aguardando validação, Aguardando autenticação e já Autenticados. São o termômetro do que depende da prefeitura: se "Aguardando validação" cresce, é hora de chamar o validador.
Quando o recorte é a prefeitura inteira (sem filtro de unidade ou setor, e só para o administrador), aparecem também:
- Tempo médio de validação: dias entre a entrega do lote e a validação.
- Da validação à autenticação: dias entre a validação e a assinatura.
- Entregas (lotes) por situação.
Veja como agir em Validar uma entrega e Autenticar documentos.
Uso e segurança no período#
Tirado da trilha de auditoria: quantas Buscas, Visualizações e Downloads foram feitos no período. Na prefeitura inteira aparecem também as Chamadas da API feitas pelas integrações. Quando você filtra por unidade ou setor, contam só as ações dos usuários desses setores.
Para ver quem fez cada ação, use a Trilha de auditoria.
Exportar planilha#
Clique em Exportar planilha, no alto da página, para baixar um arquivo do Excel com os mesmos números do recorte atual. O nome do arquivo já traz a prefeitura e o período, prontinho para anexar ao relatório mensal.
Como o gestor de setor vê#
O gestor de setor vê o mesmo painel, mas limitado aos setores dele. Os cartões de tempo médio e as entregas por lote não aparecem, porque um lote mistura documentos de vários setores.
