Consultar, visualizar e baixar documentos

Achou o documento na busca? Agora é hora de abrir. Esta página explica tudo o que aparece na página de um documento: a ficha, os arquivos, o visualizador (inclusive o zoom para aquela planta A0 de dois metros), as cópias com marca d'água, as versões e quem pode ver o quê.

A lista de documentos#

Em Acervo > Documentos fica a lista de todos os documentos que você pode ver, dos atualizados mais recentemente para os mais antigos.

Cada linha mostra o Título (com o código da classe e o tipo documental logo abaixo), o Setor, a Situação, o Sigilo, a quantidade de Arquivos e a data de Produção. A caixa de pesquisa da lista procura pelo título; para procurar dentro das páginas, use a busca.

Os filtros da lista são Setor, Tipo documental, Situação, Sigilo e Lixeira (veja "Excluir e restaurar", mais abaixo).

Clique numa linha (ou em Visualizar) para abrir a página do documento.

A página do documento#

De cima para baixo, você encontra:

Bloco	O que mostra
Documento	Título, origem do título, tipo documental, setor, situação, sigilo, onde está o original em papel e o Identificador do documento digital (um código único, com botão para copiar).
Autenticação	Só nos documentos autenticados: o código de verificação, o QR, quem assinou e quando, e os arquivos assinados.
Pendências para a entrega	O que ainda falta para o documento cumprir o decreto (metadados do Anexo II, processamento, padrão de captura). "Nenhuma" quer dizer pronto.
Classificação	Plano, classe, prazos de guarda e destinação prevista, congelados no cadastro.
Produção do original	Autor, data e local de produção.
Localização física	Depósito, estante, prateleira e caixa do papel.
Ficha de metadados	Os campos customizáveis da prefeitura, do setor e do tipo documental.
Enviar arquivo	Só para quem pode enviar: veja Cadastrar documentos e enviar arquivos.
Arquivos e versões	Os arquivos do documento, com as ações de visualizar, baixar e consultar versões.
Auditoria	Só para o administrador: quem cadastrou, alterou, abriu, visualizou, baixou ou processou o documento. Clique no título para expandir.

Abrir a página de um documento já fica registrado na trilha de auditoria.

Arquivos e versões#

Um documento pode ter vários arquivos: o Corpo (o processo em si), Pranchas (plantas, mapas) e Anexos. A tabela mostra, para cada um, o rótulo, o gênero documental, a versão vigente, a situação do processamento, se está no Padrão de captura do decreto, o tamanho, as páginas, o Formato medido das folhas (ex.: "2 × A0, 1 × A4") e a data do envio.

Enquanto um arquivo está sendo processado, a lista se atualiza sozinha. A situação vai de Enviado a Conferindo integridade, Em processamento e, por fim, Pronto.

As ações de cada arquivo:

Ação	O que faz	Quem vê
Visualizar	Abre o documento numa nova aba.	Quem pode ver o documento
Zoom	Abre a prancha grande no visualizador ampliável.	Quem pode ver o documento
Histórico	Mostra todas as versões do arquivo.	Quem pode ver o documento
Baixar cópia	Gera um PDF com marca d'água com o seu nome e a data.	Quem pode ver o documento
Baixar original	Baixa o arquivo original, sem marca d'água.	Setor produtor, com permissão
Reprocessar	Refaz o processamento quando algo deu errado.	Setor produtor, com permissão
Restaurar versão	Traz de volta uma versão anterior.	Setor produtor, com permissão
Rótulo	Muda o nome do arquivo (ex.: "Prancha 1, planta baixa").	Setor produtor, com permissão

Visualizar#

Visualizar abre o documento numa aba própria. Sobre as páginas aparece, em marca d'água, o seu nome, a data e a hora e o nome da prefeitura. No alto, a tela avisa: "Visualização registrada na auditoria".

Se você chegou pela busca, o visualizador já abre na página onde o termo foi encontrado.

Para guardar ou imprimir, use o botão Baixar cópia com marca d'água, no alto do visualizador.

Zoom para pranchas grandes#

Uma planta A0 digitalizada a 600 dpi tem mais de 500 milhões de pixels. Nenhum leitor de PDF comum abre isso com conforto. Por isso, as páginas muito grandes ganham o Zoom: a imagem é dividida em blocos, e o navegador baixa só o pedaço que você está olhando, no nível de detalhe que você pediu. Dá para ler a cota de uma parede sem esperar o arquivo inteiro.

Os controles ficam no alto da tela:

• Ampliar e Diminuir (ou a roda do mouse, ou as teclas + e -);
• Ver a prancha inteira, para voltar à visão geral;
• Girar 90°, para plantas digitalizadas de lado;
• Tela cheia.

Arraste a imagem com o mouse para passear pela prancha. O zoom das páginas de versões antigas fica no Histórico do arquivo (Zoom da página N).

Baixar cópia com marca d'água#

1. Clique em Baixar cópia no arquivo (ou no botão do visualizador).
2. Uma nova aba mostra "Preparando a cópia com o seu nome e a data". Leva alguns segundos.
3. O download começa sozinho. Se não começar, clique em Baixar cópia.

A cópia leva gravada em todas as páginas o seu nome, a data e a prefeitura, mais o aviso de que é cópia sem valor de original. Ela fica disponível por 1 hora e só para você.

Baixar o original#

Baixar original entrega o arquivo exatamente como foi enviado, sem marca d'água. Só o setor que produziu o documento (com a permissão de baixar originais) e o administrador podem fazer isso.

Nos documentos autenticados, o bloco Autenticação oferece também Baixar assinado: o PDF com a assinatura digital da prefeitura, que é o documento com valor legal.

Versões#

Nada no acervo é sobrescrito. Cada novo envio para o mesmo arquivo vira uma nova versão, e as anteriores continuam guardadas para sempre.

Clique em Histórico para ver todas as versões do arquivo. Cada uma mostra o nome do arquivo enviado, o tamanho, a origem, quando foi enviada e digitalizada, o responsável, o SHA-256 (a impressão digital do arquivo, com a data em que foi conferido), o motivo da nova versão, o perfil de captura, o mestre de preservação (com o resultado da validação de PDF/A) e o resultado da conferência do padrão de captura.

Para voltar a uma versão anterior:

1. Clique em Restaurar versão.
2. Escolha a Versão a restaurar.
3. Informe o Motivo e confirme.

A versão escolhida é copiada como uma nova versão vigente. Nenhuma versão é apagada.

Sigilo: quem vê o quê#

Cada documento tem um nível de sigilo, sugerido pelo tipo documental no cadastro:

Nível	Quem vê
Público	Os usuários do setor do documento e os dos setores que receberam acesso à classe dele.
Restrito	Só os usuários do setor do documento. Classe compartilhada não basta.
Sigiloso	Só os usuários do setor do documento que têm a liberação individual Ver documentos sigilosos do próprio setor.

O administrador da prefeitura vê tudo. O validador e o assinante veem os documentos entregues de todos os setores (os sigilosos, só com a liberação), porque precisam conferi-los e autenticá-los.

Alterar, enviar arquivos, excluir e baixar o original são sempre exclusivos do setor produtor (e do administrador). Ver pela classe compartilhada é só ver.

Campos sensíveis#

Campos marcados como sensíveis (CPF, nome de munícipe, por exemplo) aparecem com um cadeado e a indicação Dado sensível. Para quem não tem a permissão de ver dados sensíveis, o valor aparece como •••, o campo some do formulário de edição e não aparece nos filtros da busca. Ao salvar a ficha, o valor guardado é mantido intacto.

Quem já vê: o administrador e o gestor de setor. Os demais, só por liberação individual (veja Organização).

Excluir e restaurar#

A exclusão no GedFlow é lógica: o documento vai para a lixeira, mas os arquivos continuam preservados no armazenamento.

1. Na lista ou na página do documento, clique em Excluir.
2. Informe o Motivo (obrigatório) e confirme.

Para ver o que está na lixeira, use o filtro Lixeira da lista de documentos. Para trazer de volta, abra o documento e clique em Restaurar: ele volta com todos os arquivos e versões.

Só quem tem a permissão de excluir (por padrão, o administrador da prefeitura) vê esses botões, e só para documentos do setor produtor.