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GedFlow

Decreto nº 10.278/2020

O acervo da prefeitura, digital e com valor legal.

Digitalizamos o papel, organizamos pelo plano de classificação e entregamos cada documento validado e autenticado pela própria prefeitura. O documento digital passa a produzir os mesmos efeitos legais do original.

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11
etapas rastreadas, da caixa à assinatura
ICP-Brasil
assinatura e carimbo do tempo
SHA-256
integridade conferida em cada arquivo

O desafio

Décadas de papel guardado custam caro e protegem pouco.

Processos de obra, prontuários de servidores, contratos e leis municipais ocupam salas inteiras, quase sempre em uma única cópia.

Espaço e custo

Salas, estantes e depósitos alugados para guardar caixas que crescem todo ano, além do tempo de servidores procurando documentos.

Risco de perda

Umidade, fungos, incêndio, extravio e desgaste pelo manuseio. Uma cópia única em papel não tem plano B.

Acesso lento

A Lei de Acesso à Informação dá prazo de 20 dias para responder ao cidadão. Achar um processo de 1998 numa caixa leva tempo.

A solução

Digitalização e plataforma, do mesmo time, com um só objetivo.

Não entregamos só imagens. Entregamos um acervo digital organizado, pesquisável e assinado, que pode substituir legalmente o acervo físico, porque cada etapa segue o decreto e fica registrada.

Conheça as etapas

  • Digitalização no padrão legal

    Resolução, cor e compressão sem perda conforme o Anexo I do decreto.

  • Organização arquivística

    Plano de classificação, tipos documentais e temporalidade da prefeitura.

  • Plataforma de consulta

    Busca pelo conteúdo, acesso por setor e trilha de auditoria.

  • Validade jurídica

    Validação e autenticação pela prefeitura, com ICP-Brasil e carimbo do tempo.

Como funciona

Da caixa de papel à assinatura digital, em 11 etapas.

Cada etapa deixa um registro na plataforma. A prefeitura acompanha tudo e participa onde a lei exige: na validação e na autenticação.

Etapa 1 de 11 · Empresa e prefeitura

Retirada

Nossa equipe retira as caixas na prefeitura. Cada caixa é identificada e o estado de conservação do material é registrado.

O que fica registrado

Listagem de identificação e termo de retirada assinado pela prefeitura.

A plataforma

Um sistema, três visões, o mesmo acervo.

A prefeitura, a equipe de digitalização e a gestão do contrato trabalham no mesmo lugar, cada uma com o seu painel e as suas permissões.

Servidores e gestores

Prefeitura

Acervo, busca, organização por setor, campos próprios, usuários, validação e autenticação das entregas.

Equipe de digitalização

Operação

Caixas, remessas, lotes, preparação, controle de qualidade e produtividade, com termo de sigilo para cada colaborador.

Gestão do contrato

Administração

Prefeituras atendidas, planos-modelo de classificação, catálogo de tipos documentais e equipe.

Busca pelo conteúdo

Encontre um processo por qualquer palavra das páginas, graças ao OCR, além de filtros por setor, tipo, período e campos da prefeitura.

Plano de classificação

Organização arquivística com classes, prazos de guarda e destinação, em versões que preservam o histórico.

Versões imutáveis

Nada é sobrescrito. Cada correção vira uma nova versão, e as anteriores continuam preservadas e consultáveis.

Acesso por setor e sigilo

Cada servidor vê só o que seu setor pode ver. Documentos sigilosos e dados pessoais ficam protegidos.

Trilha de auditoria

Quem cadastrou, alterou, baixou, validou ou assinou, e quando. Tudo registrado.

Verificação pública

Qualquer cidadão confere a autenticidade de um documento pelo QR code, sem acessar o conteúdo.

Integração por API

Outros sistemas da prefeitura consultam e enviam documentos com segurança, por uma API documentada.

Sem instalação

Funciona no navegador. Arquivos em nuvem de alta durabilidade, com criptografia em trânsito e em repouso.

Conformidade e segurança

Feito sobre a lei, não adaptado a ela.

As exigências legais estão no centro da plataforma: o que o decreto pede é obrigatório no sistema, e nada é aceito sem registro.

  • Cada prefeitura isolada das demais, com dados que nunca se misturam.
  • Criptografia em trânsito e em repouso; downloads só por link temporário.
  • Nenhum arquivo é sobrescrito ou apagado: toda correção vira nova versão.
  • Trilha de auditoria de cadastro, alteração, download, validação e assinatura.
  • Termo de sigilo assinado por todo colaborador da operação.

Decreto nº 10.278/2020

Técnica e requisitos para a digitalização de documentos, com padrões de captura (Anexo I) e metadados obrigatórios (Anexo II).

Resolução CONARQ nº 48/2021

Diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos para a digitalização nos termos do decreto.

Lei nº 12.682/2012

Elaboração e arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.

Lei nº 13.874/2019, art. 3º, X

Equiparação do documento digital ao físico para todos os efeitos legais.

MP nº 2.200-2/2001

Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), base das assinaturas.

Lei nº 12.527/2011 e Lei nº 13.709/2018

Lei de Acesso à Informação e Lei Geral de Proteção de Dados.

Perguntas frequentes

O que prefeitos e procuradores costumam perguntar.

O documento digital tem o mesmo valor do papel?

Sim, quando a digitalização segue o Decreto nº 10.278/2020: padrões técnicos de captura, metadados do Anexo II e assinatura com certificado ICP-Brasil, no caso de documentos públicos. Com isso, o documento digitalizado produz os mesmos efeitos legais do original.

O que acontece com o papel depois da digitalização?

O decreto permite que o documento físico seja descartado após a digitalização feita conforme suas regras, com exceção dos que tenham valor histórico. A eliminação segue o plano de classificação, a tabela de temporalidade e os procedimentos do CONARQ. A decisão e a responsabilidade são da prefeitura; nós devolvemos o acervo organizado em caixas novas.

Quem assina os documentos digitalizados?

Duas assinaturas: a empresa assina o manifesto de cada lote entregue, e a prefeitura autentica os documentos com o seu certificado ICP-Brasil, depois de validar a entrega. As assinaturas recebem carimbo do tempo e podem ser conferidas em validadores oficiais.

Quem pode ver os documentos?

Só usuários da própria prefeitura, de acordo com o setor e o nível de sigilo de cada documento. Os dados de uma prefeitura nunca se misturam com os de outra, e todo acesso fica registrado na trilha de auditoria.

E se for preciso corrigir um documento já autenticado?

O documento autenticado não muda. A correção gera uma nova versão, que passa por nova validação e nova autenticação. A versão anterior continua preservada e válida.

Os arquivos ficam presos à plataforma?

Não. Os mestres de preservação são PDF/A e PNG, formatos abertos recomendados para guarda de longo prazo, e os metadados seguem o padrão do decreto.

É preciso instalar algum programa?

Não. A plataforma funciona no navegador, em qualquer computador. Os servidores entram com usuário e senha, e a autenticação usa o certificado digital da prefeitura.

Contato

Vamos conversar sobre o acervo da sua prefeitura.

Conte um pouco sobre o volume e o tipo de documento. Respondemos com um diagnóstico inicial e os próximos passos, sem compromisso.

  • Diagnóstico do acervo e estimativa de volume
  • Apresentação da plataforma para a equipe
  • Proposta adequada ao porte do município

Prefere e-mail? [email protected]